فرص عمل في العراق: موظف سوقيات لدى منظمة أكتد 2019

تقدم منظمة ACTED في العراق فرص عمل في مجال السوقيات (اللوجستيات)، حيث ستتضمن مهام الموظف ما يلي:

المهام الرئيسية 

1- المساهمة في إدارة سلسلة التوريد في الوقت المناسب وبشكل فعال من حيث التكلفة والشفافية في البلاد من خلال:

المشتريات

• التأكد من تطبيق إرشادات الشراء الخاصة بـ ACTED في جميع الأوقات لجميع المشتريات التي يتم تعيينها من قبل المدير اللوجستي
•  المساهمة في الحفاظ على قاعدة بيانات الموردين الوطنية محدثة وبناء رؤية استراتيجية للمصادر في المنطقة
• دعم تصميم الميزانيات عن طريق التحقق من أسعار الوحدة الرئيسية وكذلك الحفاظ على معرفة محدثة لتكاليف التشغيل
• المساهمة في تطوير خطة المشتريات لكل مشروع، بالتنسيق الوثيق مع المدير اللوجستي، مع الأخذ بعين الاعتبار قيود المشروع، والمتبرعين، وإرشادات الشراء الخاصة بـ ACTED، وأي تفاصيل أخرى
• المساهمة في تنسيق المشتريات مع مكتب العاصمة وغيرها من موظفي الخدمات اللوجستية والمكاتب الميدانية، وتوقع مخاطر الشراء مثل فشل المناقصات، تخطيط التسليم، الفترات الموسمية، قيود الميزانية، التخليص الجمركي ...إلخ ، والاتصال بكفاءة مع الإدارات الأخرى والمدير اللوجستي للتخفيف من هذه المخاطر، مع مراعاة رفع المخاطر الرئيسية مباشرةً إلى المدير اللوجستي على وجه السرعة
• ضمان تنفيذ عمليات الشراء في الوقت المناسب مع الامتثال التام لإجراءات اللوجستيات الخاصة بـ ACTED، ولا سيما سيناريوهات الشراء ومستوى التراخيص، وتعديل خطط المشتريات إذا لزم الأمر وتقديمها إلى المدير اللوجستي وأخذ الموافقة قبل المواعيد النهائية التشغيلية، بالإضافة إلى المساعدة في صياغة طلبات المناقصات عند الحاجة (بالتنسيق مع مدراء المشاريع)، ومتابعة اختيار وتوقيع العقود وفقاً لمستوى التراخيص
• المساهمة في الحفاظ على إطار عمل العقود اللازمة لتشغيل الإمدادات/الخدمات/الأعمال بما يتماشى مع المبادئ التوجيهية للمشتريات الخاصة بـ ACTED، مع ضمان التوافر المستمر للإمدادات/الخدمات/الأعمال الجارية مثل الوقود، والقرطاسية، ووسائل النقل ...إلخ
• تطبيق مبدأ القيمة مقابل المال في جميع مراحل عملية الشراء من خلال المقارنة بين الخدمات التي يقدمها الموردين/مقدمي الخدمات/المقاولين، وفحص الجودة المادية، والبحث عن أفضل الأسعار.. إلخ
• دعم التداول الفعال والشامل، والإيداع والأرشفة لوثائق التوريدات كما هو مفصل في دليل اللوجستيات الخاصة بـ ACTED (وثائق المناقصة، العقود، عروض الأسعار، إلخ.)

المخزون والتسليمات 

• المساهمة في تحديد المستودعات/مساحة التخزين على أساس الاحتياجات في المنطقة، مع عرض استراتيجي للتدفقات والترابط بين المواقع ومكاتب ACTED بالتنسيق مع المدير اللوجستي والتأكد من تأثيث المباني، وجعلها آمنة للاستخدام وصيانتها
• المساهمة في ضمان تأمين وسائل نقل البضائع مثل شاحنات الإيجار، الشحن الجوي..إلخ، ومتابعة عمليات التسليم وفقًا للشروط التعاقدية
• الاتصال بكفاءة مع الموردين للتأكد من التسليم في الوقت المناسب وإيجاد حلول فعالة لأي أحداث غير متوقعة
• المساهمة في توقع وتخفيف مخاطر التسليم مثل: النقل، التراخيص القانونية، التخليص الجمركي، فحص الجودة..الخ
• دعم التخطيط الفعال للتسليمات لفرق المشروع، والمساهمة توفير معلومات منتظمة لمدراء المشاريع حول مستويات المخزون ومدة الانتظار المتوقعة
• التأكد من تطبيق إرشادات ACTED للمخزون في المنطقة في جميع الأوقات
• المساهمة في الحفاظ على المخزون الشهري لكل مشروع ورفع تقرير عنه
• التعامل مع قوائم الجرد الدورية، وتصفية المخزون بطريقة واضحة وموثقة
• المساهمة في ضمان استنفاد المخزونات قبل تاريخ انتهاء المشروع وتقديم التقارير النهائية للمخزونات إلى المدير اللوجستي حسب إرشادات الجهات المانحة
• دعم التداول الفعال والشامل، وإيداع وأرشفة المخزون ووثائق التسليم كما هو مفصل في دليل الخدمات اللوجستية لـ ACTED (قسائم استلام المخزون ، وبطاقات الأوراق المالية ، ونماذج الخروج من المخزونات ، وما إلى ذلك)

التتبع

• المساهمة في متابعة الطلبات بشكل مستمر وإيصال التحديثات لجميع المديرين التنفيذيين
• دعم كمية ونوعية الاختيار في كل خطوة من سلسلة التوريد
• التعامل مع الشيكات العشوائية خلال الزيارات الميدانية وكذلك بين مهام الإدارة اليومية للتحقق من إمكانية التتبع الشامل للبنود

2- المساهمة في ضمان إدارة الخدمات اللوجستية بشكل فعال من حيث التكلفة في البلاد من خلال:

إدارة الأسطول ووسائل النقل

• دعم توفير المركبات عن طريق الشراء أو التأجير اعتماداً على احتياجات البرامج المنفذة في البلد
• المتابعة الفعالة للخطط والتحركات الشهرية والأسبوعية واليومية
• المساهمة في ضمان تطبيق إرشادات إدارة أسطول ACTED في المنطقة في جميع الأوقات: سجلات التسجيلات، أوراق التسجيل والصيانة ..إلخ
• المساهمة في مراجعة وتنفيذ استراتيجية الصيانة الفعالة في الدولة (من حيث العمليات وكذلك من حيث التكاليف) والتعامل مع تحليلات السوق لمرافق الصيانة وسوق قطع الغيار الأصلية وتطوير أدوات عملية لاستباق توافر السيارات وما إلى ذلك
• المساهمة في ضمان تطبيق إرشادات الأمان والسلامة في كل مركبة مستخدمة وفي أي حركة
• دعم المخزون المادي الشهري للأسطول، وتحديث الأدوات ذات الصلة وفقا لذلك
• المساهمة في حساب والتحقق من التكلفة الشهرية لكل مركبة (استهلاك الوقود، والإصلاح، والتأمين، وما إلى ذلك) وإيجاد حلول للتكاليف الزائدة الرئيسية، ورفع تقرير حول الزيادات الكبيرة في تكاليف الأسطول إلى المدير اللوجستي
• دعم تحديد شركات النقل التي يمكنها تغطية الاحتياجات التي لا يمكن تغطيتها من قبل أسطول ACTED، مع الأخذ في الاعتبار الفرص المتاحة من خلال المجتمع الإنساني (مجموعة اللوجستيات، رحلات الأمم المتحدة، إلخ)، شركات تأجير السيارات، شركات الشحن الجوي، خطوط المراكب، وما إلى ذلك
• المساهمة في تنسيق عمليات نقل المخزون أو عمليات التسليم من خلال تطوير أدوات التنسيق مثل الجداول الزمنية والاجتماعات التشغيلية وما إلى ذلك، بالتنسيق الوثيق مع المدير اللوجستي
• دعم تحميل وتفريغ البضائع
• دعم المتطلبات الإدارية تجاه الجمارك وأي سلطة محلية أخرى عند نقل البضائع/الموظفين
• المساهمة في تنظيم تدريبات قيادة بشكل دوري (القيادة، الأمن والسلامة، الصيانة الأساسية، إدارة الأزمات.. إلخ)
• دعم التداول الفعال والشامل، وإيداع وأرشفة الأسطول ووثائق النقل كما هو مفصل في دليل اللوجستيات الخاصة بـ ACTED (سجلات ، أوراق الصيانة ، التراخيص الإدارية، بطاقات التأمين، إلخ.)

إدارة الوقود

• المساهمة في إدارة إمدادات الوقود في المنطقة بما يتماشى مع إرشادات الشراء الخاصة بـ ACTED  وتوقع وتخفيف مخاطر إمدادات الوقود إن وجدت
• دعم الحد الأدنى من متطلبات جودة الوقود
• المساهمة في ضمان تطبيق إرشادات إدارة الوقود الخاصة بـ ACTED في المنطقة في جميع الأوقات: قسائم الوقود، فواتير الوقود، معدلات الاستهلاك القياسية..إلخ.
• دعم صيانة مرافق التخزين المناسبة للوقود، حسب إرشادات الأمان والسلامة
• المساهمة في توفير مخزون الوقود الشهري، وتحديث الأدوات ذات الصلة وفقا لذلك، وفحص وتوثيق الاختلافات مع معدلات الاستهلاك القياسية
• دعم التداول الفعال والشامل، وإيداع وأرشفة مستندات الوقود كما هو مفصل في دليل اللوجستيات الخاصة بـ ACTED (سجلات وسندات وقسائم الوقود وغيرها)

إدارة الأصول

• دعم توفير الأصول من خلال الشراء أو التأجير على أساس احتياجات البرامج المنفذة في البلد
• المساهمة في ضمان تطبيق إرشادات ACTED لإدارة الأصول في المنطقة في جميع الأوقات: بطاقات التسجيل، متابعة الأصول الشهرية.. إلخ.
• المساهمة في الحفاظ على متابعة الأصول الشهرية محدثة لكل مشروع، ومتابعة خط الميزانية مع تحديد موقع واضح ومستخدم لكل أصل، والتحقيق وتوثيق أي خسارة أو ضرر
• دعم المخزون الشهري والأصول العشوائية للتحقق من موثوقية متابعة الأصول الشهرية، واتخاذ أي إجراءات تصحيحية لازمة
• المساهمة في مراجعة وتنفيذ استراتيجية الصيانة الفعالة (من حيث العمليات وكذلك من حيث التكاليف): التعامل مع تحليلات السوق لخدمات الصيانة، وتطوير أدوات عملية لتوقع توافر الأصول..الخ
• المساهمة في إنشاء دورات تدريبية للموظفين (الاستخدام الصحيح لأجهزة الكمبيوتر والراديو ، تركيب واستخدام المولدات الكهربائية، الخ)
• دعم نقل أو التبرع بالأصول قبل تواريخ انتهاء المشروع، ورفع تقارير الأصول النهائية للمشروعات حسب إرشادات المتبرعين
• دعم التداول الفعال والشامل، وإيداع وأرشفة مستندات الأصول كما هو مفصل في دليل اللوجستيات ACTED (بطاقات التسجيل، إلخ.)

إدارة المباني

• دعم اختيار وتوقيع عقود المباني (المكاتب، ودور الضيافة والمستودعات) على أساس المعايير الجغرافية والتشغيلية والأمنية والمالية، في اتصال وثيق مع المدير اللوجيستي
• المساهمة في ترقية كل مبنى بما يتناسب مع معايير ACTED
• المساهمة في ضمان ظروف العمل والمعيشة المناسبة لجميع الموظفين في كل مبنى من خلال توفير إمدادات الطاقة المناسبة بشكل مناسب، مياه الشرب، القرطاسية .. إلخ
• دعم الصيانة الوقائية والتصحيحية أو أعمال المباني
• المساهمة في الحفاظ على المخزون الشهري للبضائع الأخرى (بالإضافة إلى متابعة الأصول الشهرية من جهة أخرى)
• المساهمة في ضمان تطبيق إرشادات الأمان والسلامة في كل مبنى
• دعم التداول الفعال والشامل، وإيداع الوثائق وحفظها (اتفاقات الإيجار، وتقييمات الأمن، وما إلى ذلك)

إدارة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات

• دعم احتياجات الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات عن طريق الشراء أو التأجير على أساس احتياجات البرامج المنفذة في البلاد
• المساهمة في ضمان تطبيق إرشادات إدارة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات الخاصة بـ ACTED في المنطقة
• المساهمة في الحفاظ على متابعة تكاليف الاتصالات الشهرية، وإيجاد حلول للتكاليف الزائدة الرئيسية مع رفع تقرير حول الزيادات الكبيرة في تكاليف الاتصالات إلى المدير اللوجيستي
• دعم تحقيق المتطلبات الإدارية تجاه السلطات المحلية لوسائل الاتصال المستخدمة
• المساهمة في تحديد وتنفيذ خطة تكنولوجيا المعلومات في الدولة: التعامل مع تحليلات السوق لخدمات الصيانة وفرص اتصالات الإنترنت..إلخ. الهدف العام هو ضمان أن تستفيد ACTED من أفضل الخدمات التكنولوجية بأفضل سعر بما يتناسب مع الميزانية وعلى أساس معايير ACTED العالمية
• دعم النسخ الاحتياطي للبيانات الشهرية (الخادم، ورسائل البريد الإلكتروني، وما إلى ذلك) وفقا لمعايير النسخ المتبعة
• المساهمة في تدريب موظفي تكنولوجيا المعلومات بانتظام
• المساهمة في ضمان اتباع المبادئ التوجيهية لأمن تكنولوجيا المعلومات في البلد، واتخاذ أي إجراء تصحيحي مطلوب، والمساهمة في إدارة أزمات أمن تكنولوجيا المعلومات في اتصال وثيق مع المدير اللوجيستي إذا لزم الأمر
• دعم التداول الفعال والشامل، وإيداع وأرشفة وثائق الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات (اتفاقات الإيجار، وتقييمات الأمن، وما إلى ذلك)

3- ضمان الامتثال لإجراءات ACTED والمتبرعين في جميع العمليات اللوجستية وتعزيز الإجراءات اللوجستية من خلال:

• التأكد من تطبيق دليل اللوجستيات لـ ACTED على جميع العمليات والمساهمة في تحسين الإجراءات اللوجستية من خلال فرق الخدمات اللوجستية والتمويل والبرامج والتنسيق
• تعزيز سياسة عدم التسامح المطلق فيما يتعلق بالفساد وضمان الالتزام بمدونة قواعد السلوك وسياسة مكافحة الاحتيال الخاصة بـ ACTED
• المساهمة في تحديث الخدمات اللوجستية الشهرية ضمن برنامج (TITANIC) تحت إشراف المدير اللوجيستي، والتحقق بعناية من موثوقية وأهمية البيانات المبلغ عنها من المكاتب الميدانية
• التعامل مع اﻟﺰﻳﺎرات اﻟﻤﻴﺪاﻧﻴﺔ ﺑﻮﺿﻮح وشفافية ﺑﻤﺎ ﻓﻲ ذﻟﻚ اﻟﻔﺤﻮص اﻟﻤﺨﺼﺼﺔ (ﻣﺨﺰون اﻷﺻﻮل وﻣﺨﺰوﻧﺎت اﻷﺳﻬﻢ، اﺳﺘﻬﻼك اﻟﻮﻗﻮد..اﻟﺦ) ورقع ﺗﻘﺮﻳﺮ ﺧﻄﻲ ﺑﻌﺪ كل زﻳﺎرة
• تنظيم تدريب للموظفين اللوجستيين داخليا حول إجراءات ACTED، والدروس المستفادة والإجابة على أسئلتهم وما إلى ذلك خلال ورش العمل أو الزيارات الميدانية
• اﻻﺳﺗﻔﺎدة ﻣن اﻟدروس اﻟﻣكتسبة ﻣن ﺧﻼل اﻟﻣذﮐرات ووﺣدة اﻟﺗدرﯾب، من أجل التطوير المستمر للامثثال للإجراءات اللوجستية في البلد تحت إشراف المدير اللوجيستي 
• المساهمة في متابعة وتحديث تقارير المراجعة الداخلية والخارجية للخدمات اللوجستية تحت إشراف المدير اللوجيستي 
• دعم تدفق الوثائق اللوجستية بدقة وفي الوقت المناسب لأقسام المالية وفقاً لدليل التدقيق العالمي المتبع في ACTED
• دعم إعداد المراجعات الخارجية وفقاً لتعليمات فرق التدقيق المحلية تحت إشراف المدير اللوجيستي 

4- المساهمة في تنفيذ إرشادات السلامة والأمن، وتنفيذ الخطط وإجراءات التشغيل القياسية (SOP) من خلال:

• ضمان ومراقبة تنفيذ إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) المتعلقة بالمباني والاتصالات والحركة
• دعم الاستعداد الجيد لحالات الطوارئ (التحقق من مجموعات الطوارئ ومستلزمات الإسعافات الأولية، إلخ) إلى خطط الإخلاء
• التحكم في تنفيذ تدابير التخفيف والقواعد الأمنية وفقاً للسياق المحلي وضمان الامتثال لمعايير الحد الأدنى لأمن التشغيل (MOSS)
• الإبلاغ عن الانتهاكات الأمنية إن وجدت

5- المساهمة في بناء قدرات موظفي الخدمات اللوجستية من خلال:

• تدريب وبناء قدرات موظفي الخدمات اللوجستية وتحديد إمكانيات الموظفين
• دعم التنسيق بين فريق اللوجستيات ومديري المشاريع والمنسقين التقنيين ومنسقي المناطق ومنسقي المناطق الفرعية من أجل تيسير تنفيذ البرامج بفعالية وكفاءة وفي الوقت المناسب
• تمثيل ACTED في الشبكات اللوجستية والاتصالات ذات الصلة في حال غياب المدير اللوجيستي 
• المشاركة في اجتماعات التنسيق على مستوى العاصمة في حال غياب المدير اللوجيستي
• المساهمة في مقترحات المتبرعين والميزانيات والتقارير تحت إشراف المدير اللوجيتسي عند الطلب
• دعم أي منطقة/مكتب آخر عند طلب المدير اللوجيستي
• المساهمة في التخطيط للاستجابة لحالات الطوارئ وجهود التخطيط للاحتياجات اللوجستية والمشتريات وتنفيذها تحت إشراف المدير اللوجيستي عند الطلب

المؤهلات المطلوبة 

• من سنتين إلى 3 سنوات خبرة كحد أدنى في العمل في البيئات غير الآمنة، يفضل في أفريقيا أو آسيا أو الشرق الأوسط
• خبرة واسعة في الخدمات اللوجستية و/أو إدارة الأمن والإجراءات
• مهارات قوية في الاتصال والتنظيم
• القدرة على تدريب وجمع وإدارة الموظفين الدوليين والمحليين
• المرونة والقدرة على العمل في مهام متعددة وتحت الضغط
• القدرة على العمل بشكل فعال في البيئات الغير مستقرة أمنياً
• الرغبة في العمل والعيش في المناطق النائية والتي تفتقر غالباً للإمكانيات الأساسية
• القدرة على العمل بإبداع بشكل مستقل ميدانياً أو مكتبياً 
• إجادة تامة للغة الإنجليزية
• معرفة اللغة المحلية ويفضل من لديه تجارب سابقة في نفس المجال 

المزايا

• يتم تحديد الراتب اعتماداً على المستوى التعليمي والخبرات ومستوى الأمانة والمهارات
• بدل المعيشة 300 دولار
• السكن في دار الضيافة الخاص بـ ACTED وتوفير الغذاء، أو صرف مبلغ بدل السكن (اعتمادًا على طول العقد وبلد المهمة)
• تذاكر طيران داخلية وخارجية، وإصدار التأشيرات
• توفير التأمين الطبي والعائلي