فرص عمل لدى لجنة الإنقاذ الدولية في الأردن: مساعد إداري

تقدّم لجنة الإنقاذ الدولية فرصة عمل بوظيفة مساعد إداري في مكتبها الإقليمي في الأردن. سيعمل المساعد الإداري تحت إشراف منسق المشروع، وسيكون مسؤولا عن الأمور الإدارية لمبادرة MacArthur 100 & Change.

المهام الرئيسية:

1. الدعم الإداري للفريق الإقليمي ويشمل ذلك:
   • تنظيم الوثائق الواردة إلى أعضاء فريق المشروع، التحقق من اكتمال الملفات وتحديد الأولويات بشكل مناسب من أجل المتابعة مع الموظفين المناسبين.
   • توفير الدعم الإداري المباشر لفريق المشروع الإقليمي بما في ذلك النسخ، نشر الوثائق، وإعداد تقارير النفقات، إلخ.
   • كتابة التقارير وجمع المعلومات وتجميع البيانات وتنظيم الملفات حسب طلب فريق المشروع.
   • حجز ترتيبات السفر (الرحلات الجوية، والإقامة، والنقل) لأعضاء فريق الإدارة العليا.
2. إدارة الجدول الزمني والاجتماعات:
   • الحفاظ على إدارة الجدول الزمني المفصل لفريق المشروع الإقليمي، بما في ذلك السفر إلى بلدان تنفيذ البرنامج.
   • التنسيق مع موظفي ورشة عمل Sqame وورشة عمل Sesame لتحديد مواعيد المكالمات أو الاجتماعات اللازمة مع الوحدة الفنية، أو الإدارة العليا في اللجنة.
   • حضور الاجتماعات كما هو مطلوب لتدوين الملاحظات ومتابعة الإجراءات حسب الحاجة.
   • الحفاظ  بملاحظات ومذكّرات الاجتماعات.
3. إدارة الزوار وتنسيق الأحداث:
   • إدارة والحفاظ على جداول الزيارة التفصيلية لجميع الزوار القادمين بما في ذلك دعم البرامج القطرية مع إدارة الزوار.
   • الحفاظ على سجل تعقب الزوار المفصل لجميع مواقع المشروع.
   • التواصل مع وحدة الأمن والخدمات المشتركة لتوفير الدعم اللوجيستي للزوّار.
   • التنسيق مع فرق المشاريع وزملاء الاتصالات، للتأكد من أن جميع الزيارات تحتوي على الوثائق ذات الصلة والملاحظات المهمّة.
   • التأكد من أن الزيارات عالية المستوى تتبع البروتوكول المناسب.
4. التنسيق مع وحدة الخدمات المشتركة والتمويل والتوريد:
   • ضمان تجهيز المكاتب بالمستلزمات المطلوبة (حبر ، ورق ، إلخ).
   • مساعدة أعضاء فريق المشروع في تنظيم الموظفين و / أو الاجتماعات الخارجية والمؤتمرات وورش العمل ، بما في ذلك الخدمات اللوجستية للمكان ، والسفر ، والنقل.
   • تنسيق أمور الموظفين الدوليين (مثل السكن والأمن).
   • تتبع المدفوعات والاتصالات.
   • تقديم الدعم فيما يتعلّق بالميزانية وغيرها من احتياجات الإدارة المالية حسب الضرورة.
5. دعم منسق المشروع للحفاظ على أدوات إدارة المشروع وأنظمته.
6. مهام أخرى حسب ما يراه منسّق المشروع مناسبًا.

المتطلبات:

1. شهادة جامعية في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
2. خبرة لا تقلّ عن سنتين في إدارة المكاتب، ويفضل مع منظمة دولية غير حكومية أو شركة متعددة الجنسيات.
3. الصدق والمتع بحسّ المسؤولية.
4. القدرة على الارتجال والمرونة عند الحاجة ، بالإضافة للقدرة على العمل تحت الضغط.
5. مهارات اتصال كتابية وشفوية قويّة.
6. مهارات تنظيمية ممتازة والقدرة على القيام بعدّة مهام في نفس الوقت في بيئة عمل سريعة وحيوية.
7. إتقان اللغتين الإنجليزية والعربية.
8. الكفاءة في استخدام برامج مايكروسوفت.