معايير المتقدم
- كلا الجنسين
معايير الفرصة
وصف الفرصة
تبحث منظمة التعاون التقني والتنمية (أكتد ACTED) عن موظف شؤون مالية للعمل في اليمن - صنعاء.
المهام الرئيسية
1- المحاسبة وإدارة الخزينة
إدارة العمليات المحاسبية - الإشراف على الدورة المحاسبية للمهمات من خلال:
• التأكد من إدخال البيانات الصحيحة في دفتر الحسابات، وكتيب الحسابات المصرفية والبرنامج المحاسبي (SAGA) ضمن إطار زمني محدد، مع مراعاة اتّباع الأوصاف القياسية المحددة في دليل الإجراءات المالية العالمية الصادر عن ACTED
• التحقق من حسابات التجميع الشهرية وتنسيقها من كل منطقة
• الإشراف على العمليات النقدية والتحقق من رصيد الحساب عند إغلاق الحسابات الشهرية
• تقديم تقارير شهرية عن الحسابات إلى المقر الرئيسي، واحترام إجراءات النظام المحاسبي (SAGA) والمواعيد النهائية بما يتماشى مع جدول المحاسبة الشهري وفقا للإجراءات المالية لـ ACTED
• إدارة العروض والتداول، وإيداع القسائم وأرشفة المستندات المحاسبية والمالية؛ بالإضافة إلى مراجعة الجودة والامتثال للوثائق من المناطق المركزية
• الإشراف على عمليات الإغلاق المحاسبية السنوية والنصف سنوية للجوانب المحاسبية العامة والتحليلية (V1 و V2)
إدارة الخزينة - ضمان إدارة نقدية مُحكمة وسلسة للأموال، من خلال:
- ضمان عملية اختيار البنوك بشكل صحيح، فتح / إغلاق الحسابات المصرفية تحت إشراف المدير التنفيذي
- الإشراف على إدارة الحسابات المصرفية، المتابعة والتأكد من صحة التدفقات النقدية (السُلف، التحويلات، إلخ) ، مراقبة أرصدة التدقيق والميزانية، تراخيص التأشيرات؛ و تقديم تقرير إلى المقر الرئيسي
- الإشراف على إدارة الخزائن والنقد: المبلغ المتاح، شيكات الميزانية، تعليمات الأمان
- تقييم الاحتياجات النقدية الشهرية للمشاريع والمناطق، ورفع نموذج للطلب في يوم 15 من كل شهر
- إدارة التحويلات النقدية، ومناطق الإمداد النقدي والمبالغ المتداولة، مع تحديد إجراءات الدفع (التحويل المصرفي، والشيكات، والنقد، وما إلى ذلك)
- التأكد من إصدار فاتورة للجهات المتبرعة في الوقت المحدد، مع الالتزام بالممارسات الجيدة الموضحة في خطة ACTED
2- الالتزام بالنفقات والتحكم بالميزانية والإدارة المالية
الالتزام بالنفقات - التحقق من توافر ميزانية الكفالة والامتثال لشروط ACTED وإجراءات المتبرعين قبل توزيع المدفوعات من خلال:
- جمع التأشيرات للموظفين المعتمدين، ووضع سقف الالتزام بالعملات المحلية، وتحديد الأساليب والجداول الزمنية للدفع
- التحقق من مستويات التخويل قبل الالتزام / دفع أي مصروفات والتحقق من توفر الميزانية، وخط الميزانية الذي سيتم تخصيص النفقات له، وضمان الامتثال الكامل لإجراءات ACTED والمتبرعين
- التفاوض بشأن شروط العقود بما في ذلك جدول المدفوعات والتزامات الضرائب بالتنسيق مع مدير اللوجستيات الإقليمي (CLM) أو ما يعادله وضمان الالتزام بإجراءات الشراء ومتابعة الالتزامات والمدفوعات وضمان وجود نقاط مراقبة مالية الامتثال والميزانية أثناء اجتماعات لجنة المشتريات؛ مراجعة التماسك بين الطلبات والعروض / العروض وأوامر الشراء والدعوة إلى وثائق المناقصة ومذكرة المشتريات والعقود والفواتير والإيصالات وشهادات إتمام العمل / الخدمات؛ التحقق من قدرة المتلقي على اعتماد المدفوعات
- بالتنسيق مع فريق الإدارة، التأكد من أن عقود الموظفين تتماشى مع شبكة المرتبات القياسية الخاصة بـ ACTED ،والميزانيات واللوائح المتاحة؛ اقتراح تعديلات شبكات الرواتب على أساس المعايير والتشريعات الوطنية وقيود الميزانية؛ مراجعة كشوف الرواتب والتحقق من صحتها في يوم 25 من كل شهر
- التحقق من دقة المحاسبة والوثائق لدى الشريك والالتزام قبل السداد.
- متابعة ميزانية المشروع، ومراقبة تكاليف المهمات، ومراجعة الحسابات الداخلية والخارجية - توقع وتخفيف المخاطر المالية لضمان تشغيل العمليات بطريقة متوافقة وفعالة من حيث التكلفة من خلال:
- عملية تعزيز الموازنة الخاصة بالرصد وعملية توحيد الجداول
- تحليل / تقديم تقرير عن الفجوات بين الميزانيات المقررة والنفقات الفعلية
- توقع المخاطر المالية، وتحديث الميزانية الحالية ووضع خطط للتخفيف على الميزانية
- تحليل وتقديم تقرير عن تكاليف التشغيل الشهري والمعدات والاتصالات في كل منطقة
- منع أي خسائر مالية وتشغيلية والإبلاغ عنها
- تقديم جميع مرفقات أداة الإبلاغ عن المتابعة المالية الداخلية (TITANIC) للمقر الرئيسي بحلول اليوم الخامس عشر من كل شهر
- متابعة نماذج الخروج للموظفين الدوليين والتأكد من إرسالها إلى المقر الرئيسي فور التحقق من صحتها
- أخذ زمام المبادرة في إعداد المراجعة الخارجية لدعم فرق الامتثال الإقليمية إن وجدت ؛ المساهمة في اجتماعات فتح الحسابات / التصفية ، والرد على تقارير المراجعة ، وخطط تنفيذ التوصيات
3- إدارة الدورة المالية للمشاريع
وضع ميزانيات وتقارير المشاريع - ضمان الجدوى المالية للمشاريع واحترام قواعد ACTED وقواعد المتبرعين والمواعيد النهائية من خلال:
- جمع المعلومات من الإدارات ذات الصلة لتوحيد الميزانيات الخاصة بمقترحات المشروعات وفقاً لاحتياجات المشروع / المهمة والقيود المفروضة من المتبرعين؛ اقتراح ما يكفي من ميزانيات البرامج والدعم، بما في ذلك خطط الاستثمار للمهمات بما يتناسب مع الأنظمة المحلية
- مراجعة شروط عقود المنحة والتفاوض عليها قبل التوقيع (جدول الدفع والتقارير المالية ، واستخدام نظام تجميع الأموال النقدية ، إلخ)
- تخطيط وتوحيد وصياغة وتدقيق التقارير المالية لإدارة تنمية المشاريع (PDD) عند الحاجة، واحترام المواعيد النهائية التعاقدية وقواعد مثل المرونة والأهلية وفترة التصفية، وما إلى ذلك
- ﻣﺗﺎﺑﻌﺔ دﻓﻌﺎت اﻟﻣتبرعين وإغلاق العقود اﻟﻣﺎﻟية (ﺗﺻﻔﯾﺔ اﻟﻌﻘود)
4- قيادة الفريق والمهام الأخرى
- تحديث المخطط التنظيمي والأحكام الخاصة بإدارات المالية والأقسام الإدارية الأخرى (إن وجدت) وفقا لتطور المهمة
- الإشراف على الفريق، تخطيط وإجراء عمليات توظيف الموظفين الماليين، وإجراء عمليات التقييم، ومتابعة الإدارة الوظيفية، وتحديد الموظفين المحتملين والمساهمة في سياسة الحراك الداخلي الخاصة بـ ACTED؛ ضمان التدريب وبناء القدرات لأعضاء فريق الشؤون المالية في ACTED والشركاء من أجل زيادة مستوى القدرات والمهارات التقنية
- العمل بنشاط على تعزيز المفاهيم القوية والهيكلية مع جميع الفرق (الخدمات اللوجستية و PDD على وجه الخصوص)؛ تمثيل ACTED مع الشبكات المالية والإدارية ذات الصلة على المستوى المحلي
- تحسين تدفق المعلومات داخل الإدارة ومع الإدارات الأخرى
- تخطيط مهمات المراقبة الميدانية
- أداء أي أنشطة أخرى ذات صلة يتم تحديدها من قبل المشرف المباشر
المؤهلات المطلوبة
• درجة الماجستير كحد أدنى في الشؤون المالية أو أي مجال ذي صلة
• خبرة أكثر من سنة في نظم الإدارة والمراقبة المالية، ويفضل أن يكون ذلك من برامج التدريب التي يمكن استكمالها أكاديمياً
• مهارات مالية وتحليلية ممتازة
• مهارات ممتازة في الاتصال والكتابة من أجل صياغة تقارير مناسبة عن الأداء المالي للبرنامج
• القدرة على إدارة و مراقبة أداء الفريق المالي وإظهار روح القيادة
• القدرة على رصد وتقييم المهارات المالية ومراقبة المجتمعات من خلال جهود بناء القدرات
• القدرة على العمل في بيئة متنوعة الثقافات والتي تتطلب المرونة
• الإلمام بنظام المعونة وفهم متطلبات الجهات المانحة والحكومة
• المعرفة المسبقة بالأصول المالية للمنطقة
• إتقان اللغة الإنجليزية مع القدرة على التواصل باللغات المحلية
• إتقان برامج Microsoft Word و Excel وبرامج إدارة المشاريع Project Management
المزايا
• يتم تحديد الراتب اعتماداً على المستوى التعليمي والخبرات ومستوى الأمانة والمهارات
• بدل معيشة بقيمة 300 دولار
• السكن في دار الضيافة الخاص بـ ACTED وتوفير الغذاء، أو صرف مبلغ بدل السكن (اعتمادًا على طول العقد وبلد المهمة)
• تذاكر الطيران داخلية وخارجية، وإصدار التأشيرات
• توفير التأمين الطبي والعائلي