تعرف على مهارات التنظيم وأفضل الطرق لتطويرها
هل تفشل في إعادة أقلامك ونظاراتك إلى مكانها؟ هل تجد نفسك في الغالب غير قادر على تسليم واجباتك الدراسية ومهامّك الوظيفية في الوقت المناسب؟ وهل تتأخر دائمًا عن مواعيدك واجتماعاتك؟
إن كانت قوائم المهام التي تملكها والخطط التي تضعها غير ذات فائدة، وتحول بينك وبين تحقيق أهدافك، فأنت بلا شكّ في حاجة إلى صقل مهاراتك التنظيمية!
ما هي هذه المهارات؟ وما أثرها على إنتاجيتك وأدائك في على المستوى الأكاديمي والمهني؟ وكيف يُمكنك تطويرها؟
اقرأ مقالنا لليوم لتعرف الإجابة عن كلّ الأسئلة المطروحة أعلاه.
ما هو المقصود بالمهارات التنظيمية؟
تعبّر المهارات التنظيمية أو الـ Organizational Skills، عن كلّ المهارات المرتبطة بالترتيب والتنظيم، وزيادة الإنتاجية وترتيب الأولويات المستعجلة لإتمامها قبل المهام القابلة للتأجيل، أو تكليف آخرين للقيام بها. وتضمّ عدّة مهارات، نذكر منها الآتي:
1- التنظيم المادّي Physical Organization
لا يشمل التنظيم المادي مجرّد مكتب مرتّب وحسب، وإنّما يتوسّع ليضمّ تنظيم وترتيب غُرف أو طوابق أو مبانٍ بأكملها، وتصميمها على نحو يحقق الراحة لمن يجلس فيها. فالبيئة التي تفتقر إلى التنظيم تؤدي في كثير من الأحيان إلى خلق إنزعاج جسدي، وتضييع الوقت وضياع الممتلكات بل وحتى الأشخاص، لذا كانت الحاجة لشخص ذو مهارات تنظيمية عالية لتصميم هذه الأماكن على نحو مناسب، ومن ثمّ تبقى على عاتق الأفراد الآخرين مسؤولية الحفاظ على النظام فيها.
2- مهارات التخطيط Planning Skills
من دون وجود خطّة واضحة، يتحوّل الهدف إلى مجرّد أمنية. ويُقصد بالتخطيط في سياق المشاريع، تحديد المصادر الضرورية والفترة الزمنية التي يستغرقها المشروع، ثمّ العمل على توفير هذه المصادر وتخصيص الوقت المناسب، وضع خطط بديلة في حال حدوث أي خلل أو مشكلات.
لكن التخطيط لا يقتصر فقط على مجالات الأعمال، فتحديد أيّ غرفة ستقوم بتنظيفها على سبيل المثال هو نوع من التخطيط، والاستعداد لإنجاز مهمّات يومية في اليوم التالي من زيارات وأعمال منزلية وتسوّق هو أيضًا نوع من أنواع التخطيط.
3- مهارات إدارة الوقت Time Management Skills
يعتبر سوء إدارة الوقت أحد أهمّ أسباب الفشل في جميع مناحي الحياة، فالشخص الذي لا يحسن استغلال وقته بفعالية، لن يكون منظّمًا بما فيه الكفاية، وستجده غارقًا في الفوضى على الدوام.
إن كنت تعاني من ضيق الوقت، وعدم القدرة على الالتزام بإتمام المهامّ في الوقت المناسب، فما رأيك أن تطّلع على مقالنا حول مهارات إدارة وتنظيم الوقت بشكل فعّال؟ كما يمكنك أيضًا التعرّف على أفضل الحيل التي تساعدك على اكتساب مزيد من الوقت من خلال مقالنا بعنوان: كيف تكسب ساعة إضافية خلال اليوم.
4- مهارات إدارة المصادر Resources Organization
من المهم أن تحسن استخدام المصادر المتاحة لك بشكل صحيح، وهذا الأمر يتطلّب تنظيمًا أيضًا، حيثُ يقصد بالتنظيم في هذا السياق، القدرة على تحديد المصادر الموجودة، أو التي تحتاج إليها لتنفيذ مشروع ما، مع ضرورة استخدام هذه المصادر على الوجه الصحيح وفي الوقت المناسب. فالفشل في القيام بهذا الأمر يعني مصادر مهدورة، وهو أمر لن ترغب في أن يحدث لك سواءً على المستوى المهني أو الشخصي.
5- مهارات التفويض Delegation skills
لا يسعُك في العمل أن تتكفّل بجميع جوانب المشروع بمفردك، كما لا يمكنك أيضًا أن تسيطر على جميع مناحي حياتك. لذا لابدّ لك لكي تحقق التنظيم والترتيب أن تمتلك مهارات التكليف. بمعنى آخر، أن تكون قادرًا على تكليف الآخرين من زملائك في العمل أو أفراد عائلتك أو أصدقائك ببعض المهام والأعمال لتحقيق إنتاجية أفضل في وقت أقل.
هذا لا يعني أن تطلب من الآخرين القيام بعمل ما هكذا ومن دون أي تفكير، فالأمر يتطّلب قدرة على معرفة الشخص الأمثل لإنجاز مهمّة معينة على أفضل وجه. فوضع الشخص المناسب في المكان المناسب سيجنّبك الكثير من التوتر والمشاكل في المستقبل.
كيف تطوّر مهاراتك التنظيمية؟
تمرّ عملية اكتساب المهارات التنظيمية بعدّة مراحل، تبدأ بتنظيم الأفكار في داخل عقولنا، ثمّ تنظيم أماكن عملنا وعيشنا، وأخيرًا الحفاظ على الترتيب والتنظيم الذي وصلنا إليه.
فيما يلي مجموعة من النصائح التي تساعدك على الوصول إلى كلّ مرحلة من المراحل الثلاثة السابقة.
أوّلاً: تنظيم الأفكار
1- ضع قائمة مهام يومية
اكتب كلّ المهام التي ترغب في إتمامها خلال اليوم، واحرص على شطب كلّ مهمّة أنهيتها، فهذه الحركة البسيطة ستشعرك بمزيد من الإنجاز وتحفّزك لتحقيق المزيد. وتجنّبك التوتر المرتبط بمحاولة تذكّر ما يتعيّن عليك فعله.
2- اكتب قائمة مهام عامّة
تختلف هذه القائمة عن سابقتها، في كونها غير مخصّصة ليوم واحد فقط، يمكنك أن تكتب عليها كلّ ما ترغب في إنجازه أو تحقيقه من أهداف وطموحات وأمنيات، ومن ثمّ الاستعانة بما كتبته في إعداد قائمتك اليومية. هذه الطريقة ستوفر عليك الكثير من الوقت في التفكير فيما يتوجّب عليك إنجازه كلّ يوم.
3- خذ ملاحظات عند التحدّث مع الآخرين
لا يعني هذا بالطبع أن تسير في الشارع حاملاً معك ورقة وقلمًا وتدوّن كلّ كلمة يقول لها صديقك أو زميلك في العمل أو البائع في مركز التسوّق! بل المقصود هنا أن تدوّن ما تجده مهمًّا حقا خلال حواراتك اليومية، حيث أنّ الحديث معهم قد يوقد في ذهنك فكرة لمشروع ما، أو حلاًّ لمشكلة عويصة أو غير ذلك. اكتب مثل هذه الملاحظات وارجع إليها عند الحاجة، وحتى لو لم تفعل، فستبقى كذكرى عن لحظاتك الجميلة مع من تحبّ.
4- استعن بمنظّم سنوي
يسهم المنظّم السنوي بشكل كبير في ترتيب أفكارك معًا. استخدمه لكتابة مخططاتك على المدى البعيد كالسفر أو المواعيد البعيدة أو المشاريع أو غيرها، واحرص على تحديثه باستمرار.
5- نظّف عقلك
كما تنظّف منزلك من الغبار والقمامة، نظّف عقلك أيضًا من الأفكار السلبية والمشاعر المرهقة كالتوتر والقلق. مارس تمارين التأمل بانتظام، وعوّد نفسك على التفكير الإيجابي، فهو ما سيضمن لك اكتساب المهارات التنظيمية في جميع جوانب حياتك الأخرى.
ثانيًا: تنظيم مكان العمل والسكن
1- اشترِ صناديق للترتيب
قبل أن تبدأ في عملية تنظيم مكتبك أو منزلك، احرص بداية على شراء العديد من الصناديق والعلب وحافظات الملفات وأيّ نوع من العلب يمكن أن يحوي أغراضك.
2- ضع عناوين لصناديق التنظيم
لا جدوى من شراء صناديق وعلب لتخزين الأغراض دون أن تحدّد ما يحويه كلّ صندوق، ففي هذه الحالة ستضطرّ لتفتيش كلّ العلب للعثور على غرض ما، وبالتالي إعادة نشر الفوضى في المكان من حولك. تجنّب هذا الأمر من خلال وضع ملصقات على كلّ علبة أو صندوق وكتابة عنوان مناسب لها، مثلاً: "علبة أقلام" "سلّة مهملات"، "حافظة ملفات العمل لعام 2019"...الخ.
3- حدّد محتويات كلّ صندوق
العنوان وحده لا يكفي لمعرفة ما يحتويه كلّ صندوق، لذا قد تحتاج في بعض الحالات إلى تحديد محتويات كلّ علبة أو صندوق. يمكنك أن تكتب تحت عنوان كلّ ملصق ما يحتويه كما هو موضح في الصورة أدناه.
4- خصّص مكانًا في مكتبك للمهام المنجزة وتلك التي لم تنتهِ بعد
قد يكون هذا المكان على شكل صناديق خاصة، أو حافظة ملفات، أو مجرّد مساحة جانبية على مكتبك. واحرص على الالتزام باستخدامها، ضع أكوام الملفات والأوراق التي يتوجب عليك العمل عليها، والكتب التي ترغب في قرائتها في مساحة "المهام قيد الإنجاز"، وانقلها بعد الانتهاء منها إلى المساحة المخصصة للمهمّات المنجزة. لن تصدّق أثر هذه الحركة البسيطة على شعورك بالإنجاز، وعلى أدائك العام في العمل.
5- تخلّص من كلّ ما لا تحتاج إليه
تخلّص من كلّ الأغراض التي وضعتها في صناديق التنظيم الخاصة بك والتي لم تلمسها أو تستخدمها خلال السنة الماضية. كذلك فلا تحتفظ بالأغراض المكسورة، واحرص على إعادة كلّ الأشياء المستعارة إلى أصحابها، والتبرع بكلّ شيء تملك منه فائضًا لا نفع منه.
6- رتّب حاسوبك
مهما كان منزلك أو مكتبك مرتّبًا ومنظّمًا، فلن تستطيع تحقيق الشعور بذلك إن كان حاسوبك الذي تعمل عليه معظم الوقت غير مرتّبًا. لذا خصص بعض الوقت لتعيد تنظيمه، أنشئ مجلدات جديدة بعناوين محدّدة، وضع فيها كلّ الملفات ذات العلاقة. تخلّص من الملفات المكرّرة، والتطبيقات والبرامج التي لا تستخدمها، وتجنّب وضع الملفات بأنواعها بشكل عشوائي على سطح المكتب.
ثالثًا: الحفاظ على الترتيب والتنظيم
بعد أن تمكّنت من ترتيب محيطك العام بما في ذلك العمل والمنزل وحتى أفكارك، لابدّ لك من الحفاظ على وصلت إليه من إنجاز في هذا الشأن. حتى لا تضطّر في كلّ مرة إلى إنفاق وقت طويل في محاولة إعادة ترتيب كلّ شيء من حولك. اتبع الخطوات التالية لتكتسب روتينًا يوميًا يضمن لك حياةً ملؤها التنظيم:
- خصّص عشر دقائق يوميًا لتتأكد من أنّ كلّ شيء في مكانه، ولترتّب الأغراض الجديدة، أو تلك التي استخدمتها في أماكنها المناسبة.
- في كلّ مرّة تضيف غرضًا جديدًا إلى حياتك، سواءً كان ذلك كتابًا، أو قطعة ثياب أو أثاثًا أو غيرها، تخلّص من غرض قديم في المقابل.
- احتفظ بصندوق خاص للتبرّع على الدوام. واستخدمه لتضع فيه كلّ الأغراض التي لا تحتاج إليها والتي تجدها في حالة جيّدة للتبرع بها، كالملابس التي لم تعد تأتي على مقاسك، أو الكتب التي انتهيت من قرائتها، أو الألعاب التي كنت تملكها في طفولتك...الخ.
- لا تنتظر حتى يأتي موعد الترتيب نهاية كلّ أسبوع لترتّب الأغراض من حولك. إن صادفك شيء بحاجة إلى أن تتم إعادته إلى مكانه فافعل ذلك في الحال. لكن، لا تقطع عملك فقط لتؤدي ذلك، فالانقطاع المستمر عن العمل يقللّ الإنتاجية بنسبة 25% في كلّ مرّة، وذلك بحسي مقال نُشر في مجلة هارفارد للأعمال.
- استعن بالتكنولوجيا لصالحك، واستخدم ما يناسبك من تطبيقات ترتيب المهام والأولويات، فشبكة الإنترنت تعجّ بمثل هذه البرامج، اختر منها ما تفضّله وابدأ باستخدامه في الحال.
لا تشعر بالإحباط أو الحزن إن لم تكن شخصًا مرتّبًا، فالتنظيم مهارة يمكنك اكتسابها ببعض الجدّ والتمرين. ابدأ بخطوات بسيطة وطبّق النصائح المذكورة أعلاه. ستجد أنّها قد أصبحت مع مرور الوقت جزءًا من روتينك اليومي، ولن يمر وقت طويل حتى تعتاد على نمط الحياة الجديد هذا، وترى أثره الإيجابي على حياتك وإنتاجيتك.
أمّا في حال كان لديك أيّة أفكار أخرى لتعزيز مهارات التنظيم، فلا تتردّد في مشاركتها معنا من خلال التعليقات، وبادر بالتسجيل على موقعنا ليصلك كلّ جديد.
المصادر: wikihow، lifehack، thebalancecareers
اقرأ أيضًا: 5 قواعد ذهبية لضبط بوصلة اهدافك
اقرأ أيضًا: 11 عادة صحية يقوم بها الأشخاص المبدعين صباحاً
اقرأ أيضًا: قائمة بأفضل 20 مهارة لكتابتها في السيرة الذاتية
