على الرغم من كلّ التطوّر التكنولوجي الذي توصّلت إليه البشرية، غير أنّ ساعات اليوم لا تزال واحدة. 24 ساعة فقط اليوم ويتعيّن عليك القيام خلالها بكلّ شيء تحتاج لإنجازه من عمل ودراسة وأعمال منزلية أخرى وغير ذلك.
وفي بعض الأحيان تصبح قائمة المهام البسيطة غير فعّالة، فما تلبثُ تجد نفسك غارقًا في بحر من المهام المستعجلة دون امتلاك أيّ فكرة حول كيفية التعامل معها.
ما هو الحلّ إذن؟
يكمن الحلّ لهذه المشكلة في إدارة الوقت بشكل فعّال وترتيب الأولويات، وهو مبدأ بسيط، إذ كلّ ما عليك فعله هو كتابة المهام التي يتعيّن عليك تنفيذها قبل غيرها، وترتيبها حسب الأهمية.
لكن، هنالك مشكلة دائمًا ما تعترض عمليّة ترتيب الأولويات، ألا وهي ظهور مهام جديدة قد تكون أكثر من سابقاتها. فعالم الأعمال متغيّر على الدوام، وهناك في كلّ وقت تغييرات وتطوّرات تؤثّر على مخططاتنا.
إنّ طريقة تعاملنا مع هذه التغيّرات ومدى سرعتنا في التكيّف معها تحدّد نجاحنا أو فشلنا في إتمام المهام الموكّلة إلينا.
كيف أرتّب أولوياتي عندما يبدو كلّ شيّء مهمًّا؟
قد تكون واحدًا من أولئك الذين يواجهون صعوبة في تحديد أولوياتهم، خاصة عندما تبدأ مهامّ جديدة بالظهور والتكدّس في جداول أعمالهم.
لا تقلق، فقد جمعنا لك في مقال اليوم مجموعة من النصائح التي تساعدك على ترتيب أولوياتك حتى في الوقت الذي تشعر فيه أنّ جميع أعمالك لها نفس الدرجة من الأهمية.
1- دوّن كل الأمور التي يتوجّب عليك القيام بها
احتراف مهارة ترتيب الأولويات سيكون له عظيم الأثر عليك، حيث أنّك ستتمكّن من:
- إنجاز الكثير من الأمور في الوقت المناسب.
- تسلّق السلّم الوظيفي بسرعة أكبر.
- الحصول على وقت فراغ أكبر لتقضيه في ممارسة أنشطتك المفضّلة.
وحتى تحقق ذلك، فأول خطوة تتمثّل في كتابة قائمة بكلّ الأمور التي يتوجّب عليك القيام بها. اكتب المهام التي عليك تنفيذها اليوم، في الغد، خلال الأسبوع القادم وخلال الشهر القادم أيضًا. ولا تقلق بشأن ترتيبها، إذ سنتطرّق لهذا الأمر في النقطة التالية. فقط اكتب كلّ شيء.
اقرأ أيضًا: كيف أنمي حس الانضباط
2- اسأل نفسك: أيّ هذه الأمور مهمّ حقًا؟
لا شكّ أنّك تمتلك الآن قائمة طويلة من الأشياء المهمّة والواجبات التي يتعيّن عليك تنفيذها، والتي قد تبدو جميعها أولوية ملحّة. مع ذلك فإن بعض هذه المهام سيكون أهمّ من البعض الآخر، يعضها سيكون أولوية مهمّة، والبعض الآخر سيكون أولوية أقلّ أهمية.
ابدأ بكتابة إحدى هذه الكلمات الأربعة بجانب كلّ مهمّة في القائمة:
- إنجاز: بجانب المهام المستعجلة الأكثر أهمية.
- تأجيل: بجانب المهام التي يمكن أن تتأخر قليلاً.
- توكيل: بجانب المهام التي يمكن لشخص آخر غيرك القيام بها.
- إلغاء: بجانب المهام التي ليست ضرورية الآن.
إن لم تتمكّن من تحديد طبيعة كلّ مهمّة بعد، فلا تقلق، لا يزال هنالك طرق أخرى تساعدك في تحقيق هذا الأمر.
3- استعن بالمثلث الذهبي
يعتبر المثلث الذهبي أو المثلث الحديد كما يسميه البعض طريقة فعّالة في تحديد الأولويات، وهو مبدأ مهمّ يستخدمه مدراء المشاريع في كلّ مكان. إليك طريقة عمله:
- مثّل كلّ مهمّة من المهام في قائمتك بمثل متساوي الأضلاع، حيث يمثّل كلّ ضلع عنصرًا أساسيًا لإتمام المهمّة.
- هذه العناصر هي: الوقت اللازم لإتمام المهمّة "Time"، الميزانية التي تحتاجها أو التكلفة "Cost"، وأخيرًا خصائص المهمّة ومميزاتها "Scope".
- تذكّر أنّ تغيير أحد هذه العناصر سيؤثر على العنصرين الآخرين، فلو قرّرت مثلا أن تنهي المهمّة في وقت أقل، ستحتاج في هذه الحالة إمّا لزيادة تكلفة إنجاز المهمّة، أو التقليل من جودتها (خصائصها) أو الاثنين معًا، وكذلك الحال بالنسبة لبقية العناصر.
- الآن قارن بين المهام التي لديك، أيّها تتيح لك إمكانية التلاعب بعناصرها، كأن تمدّد وقت تنفيذها، أو تغيّر في خصائصها؟
- المهام التي تجد أنّها غير قابلة للتغيير من حيث الخصائص أو الوقت، ستكون هي الأكثر أهمية، ويجب أن توضع على رأس القائمة. أمّا المهمّات الأخرى التي تتحمّل درجة من المرونة، ستأتي بعدها.
4- استخدم مصفوفة أيزنهاور
ظهرت مصفوفة أيزنهاور لترتيب الأولويات اعتمادًا على مدى أهمّيتها واستعجال تنفيذها، حيث تتكوّن المصفوفة من صفّين وعمودين كما هو موضّح في الصورة أدناه.
عد مجدّدًا إلى قائمة مهامّك، وابدأ بتوزيعها في الخانات الأربع حسب أهميّتها ومدى عجلتها. حيث يمكنك الاستعانة بالسمات التي كتبتها بجانب كلّ مهمّة في النقطة رقم واحد كالتالي:
- العاجل والمهم: المهمّات التي كتبت عندها كلمة "إنجاز".
- المهم غير المستعجل: المهمّات التي كتبت عندها "تأجيل". هنا حدّد تاريخًا مبدئيًا لإتمامها.
- العاجل غير المهم: المهمّات التي كتبت عندها "توكيل"، حيث يمكنك تكليف شخص آخر للقيام بها.
- غير المهم وغير العاجل: وهي المهمّات التي كتبت عندها "إلغاء"، والتي لا حاجة بك لتضييع وقتك فيها.
بالنسبة للمهام التي لم تكتب عندها شيئًا، يمكنك هنا التفكير فيها، وتصنيفها في إحدى الخانات الأربع بناءً على مدى أهميتها والحاجة إلى إتمامها في القريب العاجل.
5- التهم الضفدع أوّلا!
"التهم هذا الضفدع" هو اسم كتاب من تأليف براين ترايسي، وهو مصطلح في اللغة الإنجليزية يعبّر عن ضرورة البدء بتنفيذ المهام الصعبة أوّلاً، حتى لو لم تكن راغبًا في ذلك. وهنا ينصح الكاتب الأمريكي الشهير ومؤلف رواية توم سوير، مارك توين قائلاً:
"إن بدأت بالتهام الضفدع أولاً (القيام بتلك المهمّة في قائمتك والتي تتجنّب البدء بها)، فإن بقية النهار ستمرّ كجولة بحرية سلِسَة."
لا تسمح للتأجيل والمماطلة بالسيطرة عليك، حيث أنّ بداية يومك ستحدّد مدى إنتاجيتك وفعالية أدائك، أنجز تلك المهمّة الصعبة المملة وسترى تأثير ذلك على بقية المهام في قائمتك.
اقرأ أيضًا: 8 نصائح تساعد الاشخاص المماطلين على ترتيب اولوياتهم!
6- استخدم طريقة ABCDE في تحديد أولوياتك
قد يبدو لك كلّ شيء في قائمة المهام غاية في الأهمية، لكن الأمر ليس كذلك حقًا. منهجية ABCDE هي طريقة أخرى تساعدك على تحديد مدى أهمية الأعمال الموجودة في قائمتك. يمكنك استخدامها كما يلي:
- ألقِ نظرة على قائمة مهامّك واكتب بجانبك كلّ مهمة حرفًا من A إلى E بحيث يعبّر الحرف A عن الأعمال الأكثر أهمية.
- بعد أن أعطيت لكلّ مهمّة حرفًا، عد مجدّدًا إلى المهام التي كتبت بجانبها الحرف A ، وامنح لكلّ منها رقمًا يعبّر عن الترتيب الذي ستنجز به هذه المهام.
- كررّ العملية مع بقيّة المهام حتى يصبح أمام كلّ مهمّة حرف ورقم، وستتمكّن حينها من التفريق بين الأولويات العظمى وبين المهمّات الثانوية.
7- كن واقعيًا
على الرغم من كلّ جهودك الحثيثة لإنجاز أعمالك في الوقت المناسب، تبقى هنالك احتمالية لا بأس بها أنّ الأمور لن تسير كما خطّطت لها تمامًا. فالأمور من حولك قد تتغيّر، وربما تظهر مهمّة جديدة أكثر أهمية من كلّ سابقاتها، لذا من المهم أن تكون مرنًا وواقعيًا حول ما يمكنك فعله.
في حال وجدت نفسك مشغولاً للغاية وغير قادر على إتمام جميع المهام الموكلة إليك، راجع مجدّدًا قائمة أولوياتك وحدّد منها ما يمكن تأجيله أو توكيله لشخص آخر أو حتى إلغاؤه.
8- توقّف عن تفقّد بريدك الإلكتروني باستمرار
لا شكّ أنّك سمعت هذه النصيحة قبلاً، ولكن، حين يتعلّق الأمر بترتيب أولوياتك بنجاح، فلابدّ من التذكير بها مرّة أخرى. توقّف عن تفقّد بريدك الإلكتروني كلّ بضعة دقائق. حيث أنّه وبحسب أحد استطلاعات الرأي التي أجريت على ما يزيد على 20 ألف موظّف، تبيّن أنّ أكثرهم نجاحًا هم أولئك الذين يحسنون إدارة بريدهم الإلكتروني ويعرفون كيف يحدّدون ما هو مهمّ منها ثمّ يركّزون عليها فقط دون أن يشتتوا تركيزهم ببقية الرسائل الأقلّ أهمية.
احرص أيضًا على ألاّ يكون تفقّد البريد الإلكتروني هو أوّل ما تقوم به صباحًا عندما تصل إلى عملك، لأنك بهذه الطريقة تضيّع الكثير من وقتك في الردّ على الآخرين وحلّ مشاكلهم بدلاً من التركيز على أهدافك ومهامّك.
اقرأ أيضًا: اتيكيت كتابة الرسائل الالكترونية | كيف اكتب بريد الكتروني
9- استفد قدر الإمكان من التكنولوجيا المتاحة لك
لقد ظهرت التكنولوجيا بكافّة أشكالها لجعل حياة البشر أسهل، فلماذا إذن لا تستفيد منها وتسخّرها لخدمتك.
اختر من التطبيقات المتاحة ما تراه مناسبًا لك، واستعن به في ترتيب مهامّك وتتبعها. ربمّا تفضّل استخدام جداول بيانات جوجل، أو قد تجد في تطبيقات إدارة المهام مثل Trello و Asana غايتك. هنالك مئات الخيارات المتوفرّة على شبكة الإنترنت، ولك حريّة الاختيار!
10- خذ بنصيحة وارن بافيت
بحسب وارن بافيت Warren Buffet وهو رجل أعمال أمريكي وثالث أغنياء العالم لسنة 2014، فإن الطريق الأقصر للوصول إلى أهدافنا البعيدة يتمثّل في التخلّص من المُعيقات الجانبية التي تعترض طريقنا.
وحتى تفعل ذلك، خذ بنصيحة هذا الرجل الناجح:
- خذ ورقة وقلمًا، واكتب 25 هدفًا ترغب في تحقيقه على المدى البعيد أو القصير.
- ضع دائرة حول أهمّ خمسة أهداف بالنسبة إليك.
- هذه الأهداف الخمسة هي ما يجب عليك البدء في العمل نحوه، أمّا البقية، فهي أهداف جانبية ثانوية لا تحتاج منك إلى نفس القدر من الجهد والطاقة.
11- لا تتردّد في طلب العون من الآخرين
قد ينظر البعض إلى جزئية "التوكيل" بطريقة سلبية، نظرًا لأنهم غير معتادين على طلب المساعدة من الغير، لكن ما لا يعرفه هؤلاء الأشخاص أن التكليف هي مهارة مهمّة لا بدّ من تعلّمها.
- لا تتردّد في التحدّث مع رئيسك في العمل، فقد يتمكن من مساعدتك وتخفيف الضغط عليك.
- لا ضير في تكليف المتدرّب الجديد في شركتك للقيام ببعض المهام الأقلّ اهمية، فهو بلا شكّ متحمّس للتعرّف على جوانب جديدة من الوظيفة.
- يمكن لزملائك أن يكونوا أكثر مهارة منك في بعض الجوانب، فاطلب منهم مساعدتك، حيث أنّ ذلك سيختصر الكثير من الوقت عليك ويتيح لك الفرصة لإتمام المهام الأكثر أهميّة.
12- طبّق نظرية الأسباب الخمسة
تساعدك نظرية الأسباب الخمسة أو الـ "Five Why's" اليابانية في معرفة مدى أهمّية المهام والأولويات في قائمتك. وهي سهلة للغاية:
- اختر مهمّة معيّنة، واذكر الأسباب التي تجعل منها ذات أهمية كبرى.
- كلّما قلّت الأسباب التي تجعل من هذه المهمّة أولوية بالنسبة لك، زادت أهميّتها.
- في حال احتجت لكتابة أكثر من 5 مبررات لكون هذه المهمة في قائمة الأولويات، فذلك يعني أنّها ليست على هذه الدرجة من الأهمية.
كانت هذه مجموعة من النصائح والأساليب التي تساعدك على ترتيب أولوياتك، يمكنك الاستعانة بها كلّها أو بعدد منها في تحديد أولوياتك وأهمّية كلّ منها.
قد تمرّ عليك بالطبع أيام تفشل فيها في السيطرة على الأمور، وتشعر أنّ كلّ ما في قائمتك مهمّ للغاية ولابدّ من إتمام في الحال.
حافظ على تركيزك في مثل هذه المواقف، وخذ وقتا مستقطعًا تبتعد فيه عن جوّ العمل، قبل أن تعود إليه بنظرة جديدة تمكّنك من ترتيب المهام والأولويات بشكل صحيح.
شاركونا أفكاركم وطرقَكم الخاصّة لترتيب أولوياتكم حتى تعمّ الفائدة، ولا تتردّدوا في الاطلاع على مقالنا حول كيفية إدارة الوقت وتنظيمه بكفاءة. كما يمكنكم التسجيل على موقعنا ليصلكم كلّ جديد.
المصدر: lifehack
اقرأ أيضًا: كيف تحافظ على تركيزك وتتخلّص من الملهيات؟
اقرأ أيضًا: كيف تستعد وتهيئ نفسك ومنزلك للعمل أو الدراسة عن بعد؟
