نصائح لإنشاء عرض تقديمي احترافي Presentation

تعدّ العروض التقديمية Presentation باستخدام برمجية Powerpoint أو ما شابهها واحدة من أهم المهارات الوظيفية التي يحتاجها سوق العمل الحديث، نظرًا لفعاليتها في توضيح الأهداف واختصار البيانات. لكن، وفي حال تمّ استخدام هذه البرمجيات بشكل خاطئ، فالنتيجة ستكون عرضًا تقديميًا سيئًا وفوضويًا لا يؤدي الهدف الذي وُجد من أجله.

الأمر لا يقتصر فقط على سوق العمل، فلا تكاد تخلو محاضرة أو دورة دراسية من عرض تقديمي يقدّمه الطلاب أمام زملائهم، والذي غالبًا ما يتمّ تقييمه ويشكّل جزءًا من العلامة النهائية للطالب.

كيف يمكنك إذن تجهيز عرض تقديمي احترافي، يضمن لك رضا رؤسائك في العمل، أو مدرّسيك في الجامعة؟

جمعنا لكم في مقال اليوم عدّة نصائح عملية لإنشاء عرض تقديمي منظّم ومرتّب وفعّال في إيصال المعلومة التي يحتوي عليها.

اقرأ أيضًا: أفضل 10 مواقع لإنشاء عروض تقديمية Presentation

1- اكتب قبل أن تبدأ بتصميم العرض

تساعدك برمجيات وتطبيقات العروض التقديمية في تقديم رسالتك للجمهور، لكنّك لن تتمكّن من تقديم رسالة جيّدة إن لم تكن تعرف ماهيّة الرسالة تمامًا. قبل أن تبدأ بالعمل على تصميم العرض التقديمي، قم أولاً بكتابة محتواه. التزم في هذه المرحلة بما يلي:

• ابتعد تمامًا عن حاسوبك، واكتب أفكارك على ورقة.
• أكتب العناوين الرئيسية التي يتضمّنها العرض، بحيث يكون كلّ عنوان على قصاصة ورقية منفصلة.
• رتّب هذه القصاصات أمامك، وألقِ نظرة عليها للتأكد من ترابطها وتسلسلها المنطقي.
• يمكنك تغيير أماكن القصاصات (العناوين الرئيسية في العرض)، وتعديلها إلى أن تصل للنتيجة النهائية التي ترضيك.
• تأكّد من أنّ العرض التقديمي الذي تعدّه يحتوي على مقدّمة، محتوى رئيسي وخاتمة.
• يمكنك الآن أن تبدأ بكتابة محتوى العرض التقديمي بالرجوع إلى العناوين الرئيسية التي جهّزتها.
• بعد تجهيز النصّ كاملاً، يمكنك الانتقال إلى البرنامج المفضّل لديك والبدء بإعداد العرض التقديمي.

2- اختر عنوانًا جذّابًا للعرض

الشريحة الأولى في العرض التقديمي هي الأهمّ على الإطلاق، لأنها هي التي ستحدّد مدى اهتمام جمهورك بالموضوع أو إعراضهم عنه. لذا احرص على أن يكون العنوان الأول مثيرًا للاهتمام وجذّابًا.

يمكنك أن تبدأ بطرح سؤال حول الموضوع الرئيسي الذي يدور حوله العرض التقديمي، أو تُشرك الجمهور في العرض من خلال طلب رأيهم حول جانب معيّن ستتطرّق للحديث عنه.

3- التزم بالتصاميم البسيطة

ما لم يكن عرضك التقديمي موجّهًا للأطفال الصغار أو طلاب المدرسة الابتدائية، فابتعد عن تفجير طاقاتك الفنيّة هنا! احرص على اختيار تصاميم بسيطة مرتّبة، وتجنّب الخلفيات المشتّتة التي تضمّ الكثير من الألوان والعناصر.

إن لم يتمّ تحديدك بتصميم معيّن (كما هو الحال في العروض التقديمية في بعض الشركات الكبرى)، فاختر تصميمًا بسيطًا وأساسيًا.

أمّا بالنسبة للخط، فاحرص هنا على ما يلي:

• اختر الخطوط البسيطة سهلة القراءة مثل: Arial أو Calibri والتي يمكن عرضها على مختلف الأجهزة.
• التزم بثلاثة أنواع كحدّ أقصى في العرض التقديمي الواحد.
• استخدم نفس الخط (الحجم والنوع واللون) لجميع العناوين في العرض التقديمي، وكذلك الحال بالنسبة لبقية المحتوى.

4- لا تبالغ في استخدام الحركات والمؤثرات

استخدم المؤثرات والحركات الانتقالية بين الشرائح بحكمة. وكذلك الحالة بالنسبة للحركات (Animation) في الشريحة نفسها. لست بحاجة إلى إظهار النصّ أو جمل التعداد باستخدام حركة جديدة في كلّ مرّة. وليس من الضروري إضافة الحركات في كلّ شريحة. إليك بعض النصائح في هذا الشأن:

• اجعل عرضك التقديمي أقرب ما يكون لما تستخدمه محطّات الأخبار في عرض المعلومات.
• تعدّ الحركات البسيطة مثل الحركة من اليمين لليسار أو العكس أفضل خيار للعناصر الموجودة في الشريحة.
• الحركات المعقدة كالدوران أو ما شابهها تكون في الغالب بطيئة وتثير ملل الجمهور، فتجنّب استخدامها.
• لا تستخدم أكثر من 3 أنواع من الحركات الانتقالية بين الشرائح. ولا تضع هذه الحركات بين كلّ الشرائح.

5- ركّز على فكرة واحدة في كلّ شريحة Slide

تتمثّل الغاية الأهم في العروض التقديمية في قدرة الجمهور على استيعاب المعلومة التي تشاركهم إيّاها، وإلاّ فسوف تذهب جهودك سدىً. وفي حال وضعت الكثير من الأفكار والمعلومات في الشريحة الواحدة فأنت تخاطر بإرباك الجمهور. لذا احرص على إدراج فكرة رئيسية واحدة فقط في كلّ شريحة.

في حال وجدت نفسك أمام عرض تقديمي طويل يفوق الوقت المخصّص لك، فذلك يعني على الأرجح أنّك قد وضعت فيه أفكارًا فوق طاقته، ويفضّل هنا أن تختصر منه وتعدّل على محتواه.

6- استخدم النصّ باعتدال

ترتبط هذه النقطة بسابقتها. حتى وإن أدرجت فكرة واحدة في كلّ شريحة، احرص على استخدام النصّ باعتدال. تذكّر دائمًا: عندما ينشغل الجمهور بقراءة ما هو مكتوب، فهم على الأرجح لا يستمعون لما تقوله.

احرص على إبقاء النصّ الموجود في كلّ شريحة في حدّه الأدنى. النصائح التالية ستساعدك في هذه المرحلة:

• اكتب النصّ على شكل نقاط بدلاً من فقرات.
• اكتب رؤوس أقلام فقط، ويمكنك بعدها التوسّع في الحديث عن كلّ نقطة.
• لا تستخدم أكثر من خمس نقاط في الشريحة الوحيدة.
• استخدم حجمًا أكبر للنص بحيث لا يقل عن الحجم 24 لضمان قدرة جمهورك على قرائته.

7- استخدم الصور بذكاء

التزم بما يلي عند استخدام الصور في عرضك التقديمي:

• استخدم صورًا ذات جودة عالية، حيث يمكنك التقاط هذه الصور بنفسك، أو شراؤها من خلال مواقع التصوير الشائعة.
• في حال استخدمت صورًا مجانية متاحة على الإنترنت انتبه لحقوق الملكية، خاصّة إن كنت تقدّم عرضًا على مستوى عالمي.
• إياك أن تستخدم صورًا صغيرة الحجم ومتدنية الجودة، ثمّ تكبيرها، فذلك سيقلّل من جودة عرضك التقديمي.
• تجنّب استخدم صور الـ Clip Art المتاحة على البرمجية التي تستعملها، فجمهورك قد رآها مئات المرات قبل ذلك، ولن يكون عرضك مميزًا إن استخدمتها.
• لا تستخدم الصور والرسوم الكرتونية إلاّ في حال كان عرضك التقديمي يتطلّب ذلك.

8- استخدم الرسوم البيانية المناسبة

هنالك العديد من الرسوم البيانية التي يمكنك استخدامها في عرضك التقديمي، وكلّ منها مخصص لنوع محدّد من البيانات. لذا احرص على استعمال الرسم المناسب في المكان المناسب.

فيما يلي أنواع الرسوم البيانية، واستخدامات كلّ منها:

• الرسوم البيانية الدائرية: تستخدم لإظهار النسب المئوية. عند استخدام هذا النوع من الرسومات، احرص على ألاّ يتجاوز عدد القطاعات في الدائرة الواحدة عن 6 قطاعات. واستخدم ألوانًا متباينة لإظهار القطاعات الأهمّ، أو افصلها عن الدائرة لتمييزها.
• مخطّطات الأعمدة العمودية: تستخدم لإظهار التغيرات في الكمية خلال فترة زمنية محدّدة. يُفضّل هنا ألاّ تزيد عدد الأعمدة عن 8 كحدّ أقصى.
• مخطّطات الأعمدة الأفقية: وتستخدم لمقارنة كميّات معيّنة فيما بينها، كمقارنة مبيعات الشركة في أربعة أقاليم. يفضّل هنا أيضًا أن تستخدم عددًا لا يزيد عن 8 أعمدة كحدّ أقصى.
• الرسومات البيانية الخطية: وتستخدم لإظهار الاتجاهات والتطوّرات في مجال محدّد. احرص على استخدامها في هذا السياق فقط.

9- استخدم الألوان جيّدًا

جميعنا نعلم أنّ الألوان تؤثر على المشاعر، لذا فإن استخدام اللون الصحيح قد يسهم في تحفيز الجمهور أو إقناعه. والكثير من الدراسات المتخصصة في المجال تؤكّد أن للألوان قدرة على زيادة تفاعل الجمهور، وتعزيز عملية التعلّم وتذكّر المعلومات.

ليس عليك أن تكون خبيرًا في نظرية الألوان حتى تنشئ عرضًا تقديميًا مميّزًا، لكن احرص على الأقل على معرفة بعض الأساسيات في هذا الشأن:

• تقسّم الألوان إلى نوعين: الألوان الدافئة (كالأحمر والبرتقالي)، والألوان الباردة (كالأزرق والأخضر).
• تُستخدم الألوان الباردة بشكل عام في الخلفية، نظرًا لأنها تبدو وكأنها تتلاشى في البعيد، في حين تستخدم الألوان الدافئة في العناصر الأساسية، كالعنوان والنصّ، لأنها تبدو أقرب وأوضح بشكل عام.
• إن كنت ستقدّم عرضًا في غرفة مظلمة (قاعة للمؤتمرات مثلاً، أو مسرح كبير)، حاول أن تستخدم خلفية غامقة اللون (أزرق غامق، رمادي...الخ)، مع كتابة نصّ بلون فاتح كالأبيض مثلاً.
• إن كنت ستقدّم العرض في غرفة مضيئة (وهو الشائع غالبًا)، يفضّل هنا أن يكون لون الخلفية أبيض اللون مع استخدام نصّ بلون غامق، أو أسود.

10- تدرّب على إلقاء عرضك التقديمي

تذكّر على الدوام أن العرض التقديمي الذي تعدّه ليس سوى وسيلة لمساعدة الشخصية الرئيسية في هذه القصّة وهي أنت!

حتى تتمكّن من إيصال فكرتك جيّدًا، لابدّ أن تتدرّب على إلقاء العرض بصوت عالٍ، وتتأكّد من توافقه مع الفترة الزمنية المتاحة لك. يمكنك أيضًا أن تسجّل صوتك أثناء الإلقاء ومن ثمّ سماعه للتعرّف على جاونب الضعف ومواقع الخطأ، ومن ثمّ تصحيحها.

اقرأ أيضًا: كيف تكتب خطابا مميزا ؟

11- راجع العرض جيّدًا قبل تقديمه

وهنا يُفضّل أن تطلب من صديق لك أو زميل تثق به أن يلقي نظرة عليه ليتأكّد من خلوه من أي أخطاء مطبعية محرجة، ومن أنّ الرسالة التي ترغب في إيصالها واضحة ومفهومة.

12- اختم العرض بالدعوة لاتخاذ إجراء معيّن

يجب أن تلخّص الشرائح الأخيرة في عرضك ما سبق أن قدّمته من معلومات. تذكّر دومًا أنّ هذا الوقت ليس مناسبًا لتقديم أيّ أفكار جديدة. ومن أفضل الطرق التي تختم بها عرضك التقديمي هي من خلال الدعوة لاتخاذ إجراء معيّن، أو باللغة الإنجليزية Call to Action.

يمكنك مثلاً أن تطلب من جمهورك تقديم رأيه حول موضوع معيّن له علاقة بما طرحته من معلومات، أو أن تدعوهم لتجربة المنتج الذي تحدّثت عنه. كما يمكنك ببساطة أن ترفق معلومات التواصل معك في حال رغب أيّ منهم في الاستفسار ومعرفة المزيد.

من خلال اتباع هذه النصائح والالتزام بها ستتمكّن من تجهيز عروض تقديمية احترافية في مختلف المجالات، دون خوف من أن تفشل في إيصال رسالتك، أو إرباك جمهورك.

شاركونا آرائكم حول أفضل النصائح لإعداد عرض تقديمي احترافي، وأكثر الأخطاء شيوعًا في هذه العملية. ولا تنسوا التسجيل في موقعنا ليصلكم كلّ جديد.

المصادر: garrreynolds، monster.

اقرأ أيضًا: كيف تنشئ عرضا تقديميا مميزا لجمهور متعدد الثقافات؟

اقرأ أيضًا: خطوات عملية لكتابة مقال أكاديمي ناجح واحترافي