9 استراتيجيات فعالة لإدارة الفريق بكفاءة

تحقّق حلمك أخيرًا وحصلت على الترقية التي كنت تطمح إليها. الآن لم تعد موظّفًا عاديًا جلّ همّه إنهاء مهامّه فقط. بل أصبحت مسؤولاً على فريق بأكمله. وعلى مشروع متكامل بكافة جوانبه.

مثل هذه المواقف لا تحصل فقط في بيئة العمل، فقد تجد نفسك فجأة مسؤولاً على مشروع التخرّج في الجامعة، أو رئيس فريق في المدرسة أو غير ذلك. وهنا قد يبدو لك هذا الدور مُربكًا في البداية، لكن الأمر ليس بهذا السوء. إذ يوجد العديد من الاستراتيجيات الفعّالة التي تسهّل عليك هذه العملية، والتي سنتطرّق للحديث عنها في مقالنا لهذا اليوم.

ما هو المقصود بإدارة الفريق؟

يعبّر مصطلح "إدارة الفريق" أو الـ Team Management عن القدرة التي يتمتّع بها الشخص لتنظيم وتنسيق العمل بين عدد من الأفراد بهدف تحقيق نتيجة أو هدف مشترك متفق عليه.

إدارة الفريق ما بين الحاضر والماضي

في نموذج الأعمال التقليدي، كانت المؤسسات تقوم في الغالب على تسلسل هرمي بحيث يكون لكلّ شخص في المنظّمة دور محدّد جيّدًا، ومجموعة من المسؤوليات الواضحة. أما في عالم الأعمال اليوم، فالمنظمات أصبحت أكثر مرونة، وأصبح التركيز على بناء تسلسل خطّي قائم على التعاون والعمل الجماعي المشترك.

كيف أثّر هذا التطوّر على عملية إدارة الفريق؟

هذا التغيير في هيكلة الشركات والمؤسسات أثّر بشكل كبير على عملية إدارة الفريق، وتقنياتها واستراتيجيتها. ولم يعد أمر اتباع أوامر رئيس القسم أو المدير المباشر أمرًا مقبولاً لدى الجيل الجديد. بل أصبح يُنظر إلى قائد الفريق اليوم على أنّه وسيط "facilitator" أكثر من كونه قائدًا يصدر الأوامر ويقسّم المهام.

ومع هذا المفهوم الجديد لإدارة الفريق، كان لابدّ من ظهور استراتيجيات جديدة أكثر فعالية وانسجامًا مع ثقافة الشركات الحديثة. وعقلية الجيل الجديد.

9 استراتيجيات فعّالة لإدارة الفريق

فيما يلي أهمّ استراتيجيات وأساليب إدارة الفريق الناجحة، التي تضمن لك تحقيق الأهداف، وإنجاز العمل كما يجب:

أوّلا: بناء الثقة والحفاظ عليها

لا أحد ينكر أهميّة الثقة ومدى فعاليتها في بناء الفريق الناجح وإدارته. بل إنّها في الواقع عنصر أساسي لنجاح جميع العلاقات سواءً كانت شخصية أو مهنية.

عند التطرّق للحديث عن الثقة في بيئة العمل، نجد أنّها تنقسم إلى ثلاثة جوانب أساسية:

1- ثقة أعضاء الفريق بقائدهم

إذ لابدّ أن يثق أفراد الفريق بمديرهم أو قائدهم، بأنه قادر على القيام بالأمر الصحيح، وتحقيق وعوده لأعضاء الفريق (سواءً كانت مادية أو معنوية)، وتقديم الدعم اللازم الذي يحتاجه كلّ فرد. يمكنك كقائد، أن تبني هذه الثقة لدى أعضاء فريقك من خلال عدد من الطرق، مثلاً:

• الاعتراف بجهود الفريق.
• مدح نجاحاتهم وإنجازاتهم المميّزة.
• التدخّل لتقديم العون والمساعدة في حال كان الفريق يواجه صعوبة في إتمام مهمّة معيّنة.

2- ثقة قائد الفريق بأعضاء الفريق

الثقة أمر متبادل، فإن رغبت في أن يثق بك أعضاء فريقك، لابدّ لك من أن تثق بهم أنت أيضًا. أن تثق:

• بقدرتهم على تسليم العمل في الوقت المناسب وبطريقة مهنية.
• بأنهم يشاركونك هدف الفريق وهدف المؤسسة.
• بأنهم سيتخذون القرار السليم الذي يكون في صالح الفريق والمؤسسة.

3- ثقة أعضاء الفريق فيما بينهم

هذا الجانب من الثقة، يعدّ على الأرجح الأصعب والأهمّ على الإطلاق. فحتى يكون الفريق فعّالاً مُنتجًا، لابدّ أن يثق كلّ فرد بقدرة الآخرين على:

• تسليم المهام في الوقت المناسب.
• تقديم مصلحة الفريق على مصلحة الفرد.
• فهم الطريقة التي تؤثر بها تصرّفات كلّ شخص على بقيّة الفريق.
• تقديم يد العون والاعتماد على بعضهم البعض في الأوقات الصعبة.

يحتاج بناء الثقة بين أعضاء الفريق إلى بعض الوقت والكثير من الجهد، لكن يمكنك كقائد للفريق القيام ببعض الأمور لتعزيز هذه الثقة بجوانبها الثلاثة والتشجيع عليها:

• كن متسامحًا مع الأخطاء، فلا أحد معصوم عنها، وستكون نسبتها أعلى بين أعضاء الفريق الجدد. حينما تخلق جوًّا في الفريق يتيح للأفراد ارتكاب الأخطاء والاعتراف بها دون التعرض للتوبيخ والعقاب، ستشجّع على التواصل المفتوح والثقة المتبادلة.
• شجّع على التواصل المفتوح، من خلال عقد اجتماعات دورية للعصف الذهني ومشاركة الأفكار بحريّة ودون أيّة أحكام مسبقة.
• كن مرنًا، ولا تتشبّث بفكرة القيام بالمهام على نحو معيّن فقط لأن ذلك ما اعتدت عليه. إن اقترح أحد أفراد الفريق طريقة جديدة للقيام بالعمل بشكل أكثر فعالية، فما المانع من اتباعها. سيشجّع هذا الأمر بقية أفراد الفريق على القيام بالأمر ذاته أيضًا.
• كن شفافاً وصادقًا، فلا شيء يقتل الثقة كالكذب وإخفاء الأسرار.

ثانيًا: تطوير العلاقات

إحدى أهمّ استراتيجيات إدارة الفريق والتي غالبًا ما يتمّ غضّ الطرف عنها تتمثّل في بناء العلاقات مع أعضاء فريقك. إذ ممّا لا شكّ فيه أنّ الأفراد يعملون بجدّ أكبر من أجل الأشخاص الذين يحبّونهم.

ليس عليك أن تدعو أعضاء الفريق إلى الغداء أو العشاء في منزلك، لكن نزهة جماعية إلى مطعم قريب بعد انتهاء ساعات الدوام قد تكون خطوة موفّقة.

وهنا أيضًا لابدّ من تشجيع أعضاء الفريق على تطوير علاقاتهم فيما بينهم. حيث يمكنك مثلاً تنظيم فعاليات بناء الفريق كلّ أسبوع أو شهر. أو القيام برحلات جماعية مع الفريق بين الحين والآخر.

باختصار احرص على تنظيم أيّ فعاليات جماعية من وقت لآخر، حيث لها دور كبير في تعزيز العلاقات وبنائها وكسر الحواجز بين أعضاء الفريق الجديد.

ثالثًا: استعن بتطبيقات وأدوات إدارة الفريق

لابدّ من استخدام هذه الأدوات والتطبيقات بين أعضاء الفريق أيًّا كان، لكنها ذات فائدة أكبر وأهميّة أعظم بين أعضاء الفريق الافتراضيين العاملين عن بعد. ويُقصد بأدوات إدارة الفريق أيّ منصّة متاحة لجميع الأعضاء، يتمّ من خلالها تكليف كلّ فرد بمهمّة معيّنة، ومن ثمّ مراقبة التقدّم الذي يتمّ إحرازه ورؤيته من قبل قائد الفريق وبقيّة الأعضاء.

تكمن أهميّة هذه المنصّات والأدوات فيما يلي:

• مساعدة أعضاء الفريق على معرفة المرحلة التي وصل إليها تنفيذ المشروع وحجم العمل والمهام المتبقية.
• تتبّع المشكلات والعقبات التي تواجه سير العمل. ومن ثمّ اتخاذ الإجراءات اللازمة لإصلاحها.
• تنسيق العمل فيما بين الأعضاء. فمثلا إن كان أحد الأفراد في انتظار تسلّم مهمّة من عضو آخر، ولكنه لاحظ من خلال المنصّة المشتركة أنّ الموعد النهائي للتسليم لا يزال بعيدًا، يمكنه في هذه الحالة الانتقال لمساعدة فرد آخر من الفريق ممّن يواجهون صعوبة في إتمام مهمّة اقترب موعد تسليمها.

يساهم جميع ما سبقَ في تعزيز عملية التواصل وبالتالي رفع الإنتاجية وزيادة الكفاءة.

اقرأ أيضًا: أفضل التطبيقات والبرامج التي تحتاجها عند العمل عن بعد

رابعًا: الحفاظ على أفضل الموظفين والإبقاء عليهم

الحافز المالي يسهم بلا شكّ في الإبقاء على الموظفين في عملهم، لكنه ليس على رأس القائمة كما تعتقد. إذ يعتقد ما نسبته 89% من رؤساء العمل أنّ المال هو السبب الرئيسي لاستقالة الموظفين، غير أنّ دراسات أمريكية أثبتت أنّ 12% فقط من الموظفين يتركون أعمالهم لهذا السبب! في حين أن 79% ممّن تركوا أعمالهم أوضحوا أن السبب الرئيسي يعود إلى "قلّة التقدير"

باختصار الموظفون لا يستقيلون من شركاتهم وإنّما يستقيلون من مدرائهم!

إذن ما الذي يمكنك القيام به في هذه الحالة كمدير للفريق؟

حسنًا، لا أحد ينكر أهميّة الحافز المالي، لكن بيئة العمل تلعب دورًا أكبر في الحفاظ على أعضاء الفريق:

• اخلق بيئة عمل إيجابية تشجّع الموظفين على العمل والتعبير عن أنفسهم.
• لا تقلّل من أهمية تقدير جهود فريقك ومكافأتهم سواءً بالدعم المعنوي أو المادّي.
• شجّع أفراد الفريق على المشاركة في صنع القرار والإدلاء بآرائهم.

اقرأ أيضًا: كيف احترم ذاتي و احترم الآخرين

خامسًا: اعرف دورك كقائد للفريق

تحتاج استراتيجية إدارة الفريق الناجحة إلى أن تعرف دورك كقائد لهذا الفريق. وهنا لا بدّ من التنويه أنّ دور القائد حيوي ومتغيّر بحسب الظروف، لذا اعرف تمامًا متى تقود الفريق ومتى تتنحّى جانبًا وتراقب ما يحصل من بعيد.

الإدارة الدقيقة أو ما يعرف بالـ Micromanaging تشكّل كابوسًا بالنسبة للكثير من الموظفين. لأنها تسلبهم الشعور بالحريّة في أداء أعمالهم وبالتالي تقلّل رضاهم عن أنفسهم.

هذا لا يعني أنّه يتوجّب عليك كقائد للفريق ألاّ تتدخّل في شؤون من هم تحت إدارتك، لكن عليك على الأقل أن تعرف متى تتدخّل، وهنا قد تكون الخطّة التالية فعّالة وناجعة:

1- اسأل واستفهم

لاحظ أنّنا لم نقل "تدخّل"، فالخطوة الأولى هي أن تستفهم من أفراد الفريق الذين يواجهون مشكلة ما لتفهم طبيعتها بشكل أفضل. هل هي ناجمة عن ظروف شخصية؟ هل هي بسبب قلّة الخبرة والتدريب اللازم؟ أم أنّها نتيجة لضغط عمل كبير على هذا الشخص؟

2- قيّم المشكلة

ادرس المشكلة من جميع جوانبها، واسأل نفسك: هل ستسوء أكثر في حال لم تتدخّل؟ أم أنها مشكلة عابرة مؤقتة؟

3- اتخذ قرارًا للاستجابة لها

قرّر ما الذي يمكنك فعله لمساعدة هذا العضو من فريقك على تجاوز مشكلته، هل ستقلّل من ضغط العمل الواقع عليه؟ هل ستمنحه يوم إجازة ليتمكّن من حلّ مشكلته الشخصية؟ أم أنّ الحلّ الأفضل يكمن في عدم القيام بأي شيء في الوقت الحاضر؟ (وهو ما قد يكون الحلّ الأمثل في بعض الحالات).

4- راقب النتيجة

ادرس النتيجة التي حققها قرارك، هل أدّى إلى حلّ المشكلة؟ أم أنك ستحتاج لاتخاذ قرارات إضافية، أو تعديل قرارك السابق؟

سادسًا: استفد من معارف الآخرين ومهاراتهم

استراتيجية الفريق الناجحة تتمحور دومًا حول استخدام مهارات الفريق وقدراتهم بأكبر فعالية ممكنة. وبصفتك قائدًا للفريق، عليك أن تدرك أنّك لستَ مُلمًّا على الدوام بجميع مهارات الفريق ومعارفهم.

الهدف الأعظم لبناء الفريق يكمنُ في الاستفادة من مختلف المهارات التي يتمتّع بها كلّ فرد في الفريق. لكن ما قد يهمله الكثير من المدراء ويتجاهلونه هو أنّ خبرات الأشخاص ومهاراتهم قد تتداخل وتتوسّع لتشمل مجالات غير تلك التي يعملون فيها.

قد يقدّم لك الخبير التقني نصيحة مفيدة في مجال التسويق، وقد يكون لمسؤول المحتوى رأي مناسب فيما يتعلّق بالتصميم وهكذا. باختصار، الخبرة التي يتمتّع بها أحد أفراد الفريق في مجال معيّن، لا تعني أنّه لا يمتلك مهارات في مجالات أخرى مختلفة.

سابعًا: حدّد أدوار كلّ فرد في الفريق

ولا نعني هنا مسؤوليات العمل كالتسويق أو البرمجة أو التصميم مثلاً، بل نقصد أدوارًا في داخل الفريق نفسه.

لكلّ فرد سماته الخاصّة وشخصيّته المميزّة التي تختلف عن غيره. فالبعض قد يكون بارعًا في رفع المعنويات وحشد الطاقات، في حين يستطيع الآخرون البقاء منظّمين ومرتّبين على الدوام. البعض بارع في التواصل في حين يفتقر آخرون لهذه المهارة برغم براعتهم في أداء أعمال أخرى. لذا عليك هنا تحديد الدور الأمثل لكلّ شخص في الفريق بناءً على شخصّيته ومهاراته.

قد تتضمّن هذه الأدوار بعضًا ممّا يلي:

• البطل: الشخص الذي يستمتع بالترويج للأفكار، ورفع الروح المعنوية وحشد الطاقات وإحداث التغيير.
• المبتكر: وهو الذي يستمتع بالخروج بأفكار جديدة، تصميم الحلول الإبداعية، ومتابعة التغييرات الخلّاقة.
• المنفّذ: وهو الشخص الذي يستطيع مسك زمام الأنشطة اليومية والمهام الإدارية.
• الميسّر: وهو الذي يبرع في إدارة العلاقات بين أعضاء الفريق فيا بينهم وين الفرق الخارجية. حيث يمكن تشبيهه باللاصق الذي يجمع بين الأطراف الأخرى المذكورة أعلاه.

الاستفادة من السمات الشخصيّة المميّزة لكلّ فرد في الفريق سيعزّز الانسجام والتوافق بين أفراد الفريق لزيادة كفاءته وفعاليتّه.

ثامنًا: كن قدوة لفريقك

لا نفع من أيّ استراتيجيات لإدارة الفريق مهما كانت قوّتها، إن لم تكن أنت كقائد للفريق مثالاً وقدوة يُحتذى بها لفريقك. وعلى الرغم من أنّ الأمر يبدو واضحًا للعيان، غير أننّا نرى الكثير من المدراء والقادة الذي يتبعون نهج: "افعل ما أقوله ولا ليس ما أفعله!".

كما أنّ نصيحة الأب المدخّن لابنه بعدم التدخين لن تجدي نفعًا، كذلك الحال مع مدير لا يتأخر في عمله ويطالب موظفيه بفعل ذلك.

أظهر لفريقك من الصفات والمميزات التي تريدهم أن يتحلّوا بها، اعترف بأخطائك، واتبع الأسلوب المهني المحترم في التعامل مع الجميع.

تاسعًا: قدّم تغذية راجعة وتقبّلها من الآخرين

قد تكون التغذية الراجعة في كثير من الأحيان من أصعب ما يمكن القيام به في المؤسسة، بالنسبة لمقدّمها ولمتلقّيها على حدّ السواء، غير أنّ ذلك لا يعني أنّه يجب تجاهلها. حيث أنّها أداة مهمّة للتطور الوظيفي. وتساعدنا على التركيز على نقاط الضعف، بالإضافة إلى التعرّف على جوانب القوّة.

لماذا إذن تعدّ التغذية الراجعة أمرًا صعبًا؟

السبب هو "الطبيعة البشرية"، وذلك كالتالي:

• الشخص الذي يستقبل التغذية الراجعة (خاصّة إن كانت سلبية) سيراها كهجوم عليه، وبالتالي ستكون ردّة فعله الطبيعية هي الدفاع، وبناء حاجز بينه وبين مقّدم هذه التغذية ممّا يؤثر سلبًا عليه وعلى الفريق بأكمله.
• الشخص الذي يقدّم التغذية الراجعة قد يواجه صعوبة بالغة في إخبار أحدهم بأنه يحتاج لتغيير نفسه أو تحسين جانب من جوانب عمله. فذلك قد يؤدي إلى مشاعر كراهية من قبل الطرف الآخر. الأمر الذي يسيء للفريق أيضًا.
• في بعض الأحيان، يتجنّب قائد الفريق تقديم التغذية الراجعة بحجّة أنّ الأمور ليست بهذا السوء، أو أنّ الوضع سيتحسّن في النهاية، مما يحول دون تطوّر الفرد ونمّوه على المستوى الوظيفي. وبالتالي فشل الفريق على المدى البعيد.

كيف يمكنك تقديم تغذية راجعة لفريقك إذن؟

على الرغم من كون التغذية الراجعة أمرًا صعبًا وشائكًا للطرفين، لكن هنالك بعض الحلول التي قد تسهّل هذه العملية:

• ابدأ بتهيئة الشخص المعني نفسيًا، كأن تقول له: "أودّ التحدّث معك بشأن المشروع الفلاني، هل يمكنك إحضار الملف الخاص به والقدوم إلى غرفة الاجتماعات؟" في هذه الحالة أنت تمنح الطرف الآخر فرصة لتجميع أفكاره ومعرفة ما يدور من حوله.
• اطرح الأسئلة أوّلاً، ولا تندفع مباشرة لتقديم ملاحظاتك. اسأل هذا الشخص إن كان يواجه أيّ مشكلات أو إن اعترضته أي صعوبات وعوائق….أعطه فرصة ليوصل وجهة نظره إليك.
• تحدّث عن العمل وليس عن الشخص نفسه. فأن تقول لأحدهم أنّ سلوكه غير مناسب سيجعله يشعر بالإهانة والضيق على الفور. لكن أن تشرح له أنّكما تواجهان مشكلة في التواصل، وأنتما تعملان على حلّها الآن سيبدو أقلّ ضررًا، لأنه لا يستهدف الفرد شخصيًا.
• اطلب من الطرف الآخر أن يقدّم تغذيته الراجعة هو أيضًا، الأمر الذي يحوّل العملية كلها إلى طريق ذو اتجاهين، ويُشعر أفراد الفريق بنوع من التوازن في القوى. اسأل الشخص المعني إن كان لديه أفكار حول كيفية حلّ المشكلة، أو اقتراحات تسهم في تحقيق نتائج أفضل.

وهكذا نجد أنّ إدارة الفريق ليست مهمّة سهلة، فهي مجال متغيّر على الدوام يحتاج إلى المراقبة والتطوير والدعم باستمرار. إن وجدت نفسك في يومٍ من الأيام في منصب إداري وتمّ تكليفك بإدارة فريق تحتك، احرص على اتباع الاستراتيجيات السابقة لضمان تحقيق أهداف الفريق وتحقيق رؤية المؤسسة النهائية.

شاركونا من خلال التعليقات آرائكم حول ما تفضّلون أن يتمتّع به مدرائكم في العمل أو قادة فريقكم، ولا تنسوا التسجيل في موقعنا ليصلكم كلّ جديد.

المصدر: lifehack

اقرأ أيضًا: كيف أنمي حس المبادرة لأصبح قياديا ناجحا

اقرأ أيضًا: الفرق بين القيادة والإدارة: أيّهما أفضل

اقرأ أيضًا: ما هي خطوات بناء فريق ناجح