أفضل التطبيقات والبرامج التي تحتاجها عند العمل عن بعد

عند التفكير في الدراسة أو العمل عن بعد، قد يتبادر إلى ذهن الكثيرين صور شخص يحمل جهاز لابتوب ويجلس بمحاذاة أحد الشواطئ البعيدة الساحرة! لكن الواقع ليس كذلك على الإطلاق، إذ أنّ اتخاذ قرار الدراسة أو العمل عن بعد يحتاج إلى الكثير من التخطيط والإعداد، خاصّة فيما يتعلّق بالتواصل مع الزملاء ورؤساء العمل أو المدرّسين، ومع الأخذ بعين الاعتبار فارق التوقيت الزمني (في حال كنت تعمل في شركة دولية) بالإضافة إلى العديد من العوامل الأخرى.

الخطوة الأولى في طريق البدء بالدراسة أو العمل عن بعد

إن كنت ملتحقًا بجامعة للدراسة عن بعد، أو راغبًا في الانضمام إلى القوى العاملة عن بعد (التي يبلغ عددها حوالي 3.7 مليون شخص، والتي يُتوقّع أن تزداد خلال السنوات القليلة المقبلة). فالخطوة الأولى تتمثّل في التعرّف على أهم الأدوات والتطبيقات والبرامج التي يستخدمها زملائك العاملون عن بعد أيضًا. حيث تغطّي هذه الأدوات جميع احتياجات العمل والدراسة عبر الإنترنت.

هذه الأدوات هي ما سوف نتعرّف عليه في مقالنا اليوم، وقد قمنا بتقسيمها حسب طبيعتها إلى ما يلي:

• أدوات التواصل مع فريق العمل والزملاء.
• أدوات الاجتماعات ومكالمات الفيديو.
• أدوات إدارة المشاريع والمهام.
• أدوات الإنتاجية.
• أدوات التصميم والبرمجة.
• أدوات التخزين وتبادل الملفات.
• أدوات تقديم التغذية الراجعة والتقييم.

اطّلع على المزيد من فرص العمل على موقع فرصة

أوّلاً: أدوات التواصل مع فريق العمل والزملاء

التواصل الفعّال مع فريق العمل، يعدّ أمرًا ضروريًا للغاية لإنجاز العمل كما يجب، وكذلك التواصل مع زملاء الدراسة لتبادل المعلومات والأفكار. فيما يلي أفضل البرامج التي يمكنك استخدامها لهذا الغرض:

1- برنامج Slack

برنامج Slack ليس مجرّد تطبيق للمحادثة والمراسلة، بل هو أكثر من ذلك بكثير حيث يتيح لك مشاركة الملفات وإجراء مكالمات الصوت والصورة. كما يتيح إمكانية إنشاء غرفة محادثة "Channels" تُصنّف حسب موضوعها. ولا يمكنك الدخول إلى هذه المنصّة إلاّ من خلال رابط خاص يُرسل إليك من قبل صاحب العمل أو المدرّس.

2-خدمة HipChat

تمّ إنشاء هذا البرنامج من قبل شركة Atlassian التي تنتج العديد من التطبيقات والبرامج المستخدمة في إدارة المشاريع والمهام مثل خدمة Jira، وهي خدمة سحابية لتتبّع المهام وإداراتها. تمكّنك HipChat من التواصل مع الزملاء عن طريق الرسائل الفورية الفردية أو الجماعية، بالإضافة إلى المكالمات الصوتية ومكالمات الفيديو، وحتى تشارك الملفات وتخزينها. وفي حال دمجت هذه الخدمة مع باقي منتجات شركة Atlassian فسوف يتحوّل العمل عن بعد إلى تجربة ممتعة وسلسة للغاية.

3- Workplace من فيسبوك

أطلقت شركة فيسبوك منصّة العمل الجماعي هذه، متيحة بذلك لفرق العمل التواصل من خلال الرسائل والمكالمات الصوتية ومكالمات الفيديو، ولكن في نطاق مهني أكثر بعيدًا عن جوّ منصّة فيسبوك المعتاد الذي يركّز على التواصل الاجتماعي والترفيه.

اقرأ أيضًا: ما هو التعليم الذاتي وما هي وسائله والمنصات التي توفره

ثانيًا: أدوات الاجتماعات ومكالمات الفيديو

تستخدم الأدوات والتطبيقات التالية إمّا في عقد الاجتماعات عن بعد، أو للتدريس وإعطاء المحاضرات، ولا يمكن لمن يعمل أو يدرس عن بعد أن يستغني عنها.

1- Google Hangouts

تعتبر خدمة Google Hangouts أداة رئيسية يتمّ اختيارها في الغالب لإجراء الاجتماعات عن بعد، ويمكنك ربط هذه الخدمة مع عدد من التطبيقات مثل Slack مثلاً، إذ تستطيع أن تبدأ اجتماعًا من خلال Google Hangouts مع فريق محدّد أو مجموعة معيّنة موجودة على Slack، الأمر الذي يسهّل سير العمل ويختصر الكثير من الوقت والجهد.

2- تطبيق وبرنامج Zoom

يعتبر تطبيق Zoom بديلاً عن Google Hangouts، ويتميّز عنه في أنه يتيح لك دعوة عدد أكبر من الأشخاص للاجتماع في الوقت نفسه. يتضمّن التطبيق نسخة مجانية تتيح لك إجراء اجتماعات لا تتجاوز مدّتها الأربعين دقيقة، في توفّر النسخة المدفوعة ميزات أكثر من ذلك بكثير.

3- Youtube Live

هل تحتاج لتسجيل فيديو سريع؟ ماذا عن استضافة اجتماع مباشر، أو تدريب لأعضاء فريق العمل؟

يعتبر Youtube Live بديلاً موفّقًا للغاية عن Google Hangouts والذي يتيح لك تسجيل فيديوهات مباشِرة ونشرها على مستوى عالمي.

4- تطبيق Join.me

يعدّ هذا التطبيق مثاليًا في حالة مشاركة شاشات الحواسيب بين الزملاء، حيث أنّك لن تواجه أيّة مشاكل من حيث توقف الشاشة أو انقطاع الاتصال أثناء عملية المشاركة، وهو أمر غالبًا ما يحدث في عدد من التطبيقات والبرامج المشابهة.

5- أداة Figureitout الملحقة بـ Google Chrome

إن كنت مسؤولاً عن فريق من العاملين عن بعد أو مدرّسًا لطلاب من أماكن مختلفة من العالم، فأنت بحاجة إلى هذه الأداة بلا شكّ، حيث تتيح لك معرفة التوقيت عند كلّ شخص من العاملين بغضّ النظر عن مكان وجوده على سطح الكرة الأرضية، الأمر الذي يسهّل عليك عملية ترتيب اللقاءات وتنظيم الاجتماعات.

اقرأ أيضًا: كيف تحافظ على تركيزك وتتخلص من الملهيات؟

ثالثًا: أدوات إدارة المشاريع والمهام

خلال العمل أو الدراسة عن بعد، قد تجد نفسك تائهًا وغير قادرٍ على ترتيب مهامّك وأولوياتك كما يجب. لا تقلق، فالتطبيقات والأدوات التالية ستساعدك للتغلّب على هذه المشكلة:

1- برنامج Asana

يتيح برنامج Asana لمستخدميه إمكانية ترتيب المهام المختلفة وتحديد أولويتها، ومن ثمّ تتبّع تنفيذها خطوة بخطوة. ويقدّم لهم العديد من الخيارات التي تساعدهم في إنجاز مهامهم في الوقت المناسب.

2- أداة Float

تعتبر هذه الأداة جيّدة للغاية لتتبّع سير تنفيذ المشاريع، حيث انّها بسيطة وسهلة الاستخدام، كما أنّها قابلة للتخصيص اعتمادًا على نظام الفوترة التي يستخدمه عملاؤك. لكنها مناسبة أكثر للفرق صغيرة الحجم.

3- JIRA

يستخدم برنامج JIRA من قبل الكثير من الشركات حول العالم لتنظيم وإدارة المشاريع بين مختلف فرق وأقسام العمل. يتميّز هذا البرنامج على وجه الخصوص بقدرته على تعقّب وتتبّع المشكلات، وهو أمر غالبًا ما يشكّل تحدّيًا خاصة في بيئات العمل الكبيرة.

4- Trello

سهولة استخدام هذا البرنامج تجعل منه خيارًا ممتازًا للأفراد والفرق لإدارة مشاريعهم ومهامّهم، كما أنّه يعتبر من البرامج المثالية لترتيب الأولويات وإدارتها. ويتوفر منه تطبيق خاصّ بالهواتف المحمولة يمكّنك من متابعة أعمالك أينما كنت وفي أيّ وقت.

اقرأ أيضًا: 10 أمور يمكنك فعلها أثناء بقائك في المنزل

رابعًا: أدوات الإنتاجية

خلال العمل أو الدراسة عن بعد، قد تشعر أحيانًا أنّك لا تحرز التقدّم أو الإنتاجية المطلوبة منك تمامًا، وقد تجد صعوبة في تتبّع إنتاجيتك، لذا لا تتردّد في استخدام واحدة من الأدوات التالية لتتبّع مدى تقدّمك في دراستك أو عملك.

1- تطبيق Todoist

هذا التطبيق هو النسخة الإلكترونية من قائمة المهام التقليدية، حيث يتيح لك كتابة قائمة بجميع المهام والواجبات التي يتعيّن عليك القيام بها، ومن ثمّ تتبّعها بسهولة ويسر. ويوفّر لك مجموعة واسعة من الخيارات.

2- تطبيق iDoneThis

يعدّ تطبيق iDoneThis من أفضل التطبيقات في تتبّع التقدّم الذي يحرزه أفراد الفريق، حيث يسجّل الجميع دخولهم كلّ يوم عن طريق البريد الإلكتروني، ويوضّحون من خلال وضع إشارات معيّنة المهام التي قاموا بإنجازها، أو تلك التي يعملون عليها، أو المهام التي تعذّر إتمامها مع توضيح السبب.

لست بحاجة بعد الآن إلى إرسال بريد إلكتروني رسمي ومهني إلى مديرك في العمل لتوضّح له سبب تأخرك في إتمام مهمّة معيّنة. كلّ ما عليك فعله، هو البدء وفريقك باستخدام هذا التطبيق على الفور!

خامسًا: أدوات التصميم والبرمجة

تعدّ وظائف التصميم والبرمجة من أكثر الوظائف التي يمكن القيام بها عن بعد، لذا كان لابدّ من وجود بعض التطبيقات والبرامج التي تسهّل سير العمل في هذين المجالين، ونذكر منها:

1- GitHub

منصّة GitHub هي سلاح المبرمجين الأول وأداتهم المفضّلة، يستخدمونها في إضافة الأكواد لغرض الاحتفاظ بنسخة احتياطية ومشاركة الكود بين مختلف أعضاء فريق العمل.

2- InVision

يعتبر InVision أداة رائعة لبناء نماذج التصميم الأولية ومشاركتها مع فريق العمل، حيث تتيح ميزة تبادل التعليقات إمكانية جمع التغذية الراجعة الجماعية بسهولة ويسر.

3- تطبيق Skitch

يتيح تطبيق Skitch لفرق العمل والدراسة عن بعد التعبير عن الأفكار المختلفة ورسمها والتعديل عليها. حيث يتوفّر بنسخته المخصصة لأجهزة الحاسوب، أو الهواتف الذكية أو الأجهزة اللوحية. ممّا يساعدك على مشاركة أفكارك أينما كنت ووقتما شئت.

4- CodePen

يتيح لك CodePen إمكانية البرمجة باستخدام لغات HTML، CSS أو JavaScript، ثمّ مشاركة عملك مع بقية الفريق العامل عن بعد. إنّها طريقة مفيدة أيضًا لطلاب البرمجة عن بعد، حيث يمكنهم كتابة مشاريعهم ثمّ مشاركتها مع المدرّسين وبقية الزملاء.

ليس هذا وحسب، إذ يتيح لك هذا البرنامج معاينة مشاريعك أو تلقي تغذية راجعة عنها بمجرّد مشاركتها. لن تستطيع تخيّل حياتك من دونه بعد استخدامه.

اقرأ أيضًا:حقائق مثيرة للاهتمام عليك معرفتها حول شبكة الإنترنت

سادسًا: أدوات التخزين وتبادل الملفات

هنالك العديد من المواقع والبرامج والتطبيقات التي تتيح لك تشارك الملفات وتخزينها وتبادلها مع زملائك، ولا يمكن لأي شركة أن توفر فرصًا للعمل عن بعد دون استخدام واحدة من هذه التطبيقات، التي نذكر منها:

1- Box

Box ليس مجرّد خدمة تخزين سحابية وحسب، بل مساحة تعاونية سحابية أيضًا. حيث يساعدك على تشارك الملفات المخزّنة مع بقية زملائك بكلّ سهولة ويسر.
يمكنك استخدامه لحفظ نسخ احتياطية من ملفات العمل الأكثر سرية وحساسية وصولاً إلى ملفاتك الشخصية ووصفات أطباقك المفضّلة! لكن عليك فقط التأكد من إمكانية توسيع مساحة التخزين المتاحة لك.

2- Google Drive

جوجل درايف غني عن التعريف بطبيعة الحال. فهو يتيح لك تخزين ومشاركة المستندات، قوائم البيانات والعروض التقديمية وإدارتها جميعها بسهولة من خلال حسابك الخاص على جوجل.

3- Dropbox

يشبه Dropbox إلى حد كبير كلاّ من Box وجوجل درايف، ويستخدم في غالب الأحيان من قبل المصمّمين وفرق البرمجة. وقد تمّ إضافة خدمة Paper حديثًا إلى البرنامج، حيث تشبه إلى حدّ كبير مستندات جوجل Google Docs وتتيح للمستخدمين التعاون معًا في الوقت ذاته وبشكل مباشر.

4- Internxt

Internxt هي خدمة سحابية لتخزين الملفات، وتعدّ واحدة من الخدمات التخزينية الأكثر أمانًا في يومنا هذا. حيث يتمّ تشفير الملفات قبل انتقالها من جهاز المستخدم إلى السحابة، الأمر الذي يضمن الخصوصية ويحافظ على سلاماتملفاتك السرية.

اقرأ أيضًا:جامعات حول العالم لا تشترط شهادات اللغة الإنجليزية

سابعًا: أدوات تقديم التغذية الراجعة والتقييم

عند الدراسة أو العمل عن بعد، لابّد من وجود طريقة تمكّنك من تقديم تغذية راجعة سريعة فيما يتعلّق بالأمور العامة التي لا علاقة لها بمهمّة أو مشروع معيّن، ولهذا السبب بالذات، وُجدت مثل هذه التطبيقات، والتي نذكر منها:

1- تطبيق Chimp or Champ

يساعد هذا التطبيق أرباب العمل والمدرّسين على قياس نسبة رضا موظفيهم أو طلابهم عن العمل أو سير الدراسة. إنه أداة مفيدة وسريعة للغاية تتيح للجميع إعطاء رأيه وتقديم ملاحظاته. وهو يشبه إلى حدّ كبير صندوق الاقتراحات التقليدي.

2- تطبيق Doodle

شعار هذا التطبيق: "لست بحاجة إلى 30 بريدًا إلكترونيًا حتى تحدّد موعد اجتماع مدّته 30 دقيقة!".

يختصر هذا الشعار كلّ مميزات التطبيق، فكلّ ما تحتاج إليه هو إرسال رابط التصويت على تطبيق Doodle من خلال البريد الإلكتروني إلى فريق عملك، للاتفاق على قرار معيّن يُرضي الجميع.

كانت هذه قائمة بأهم التطبيقات والبرامج التي لا يمكن لأي شخص يعمل عن بعد أو يدرس عن طريق الإنترنت أن يستغني عنها. هنالك بالطبع الكثير من المواقع والبرامج الأخرى التي قد تكون أكثر شيوعًا مثل: خدمة البريد الإلكتروني للمراسلات، أو سكايب لمحادثات الفيديو وخدمة الـ Calendar من جوجل لتنظيم المواعيد وجدولتها.

يجدر التنويه هنا إلى أنّ كلّ شركة تختار ما يناسبها من أدوات وتطبيقات لتسهيل العمل والتواصل بين أفراد الفريق، لذا قد لا تملك حرية الاختيار إن لم تكن أنت مدير العمل، ومع ذلك من الجيّد أن تكون لديك فكرة عامّة عن هذه التطبيقات وكيفية استخدامها لضمان سير العمل على أفضل ما يرام.

لمعرفة المزيد، يمكنك قراءة مقالنا حول كيفية تهيئة منزلك للعمل والدراسة عن بعد، بالإضافة إلى العديد من المقالات المفيدة في هذا المجال. سجّل على موقعنا ليصلك كلّ جديد!

المصدر: skillcrush

اقرأ أيضًا: كل ما تريد أن تعرفه عن دراسة الماجستير عن بعد

اقرأ أيضًا: ما هي أفضل 10 وظائف للعمل عن بعد؟

اقرأ أيضًا: ما هي افضل 10 مواقع للعمل الحر | العمل عن بعد