6 نصائح مهمة لكتابة بريد الكتروني احترافي!

تعد رسائل البريد الإلكتروني واحدة من أهمّ وسائل التواصل المهني مع مختلف الأفراد والمشركات في جميع انحاء العالم. حيث تُتيح إمكانية إرسال رسالة واحدة إلى عدد كبير من المستلمين في الوقت ذاته، وفي عصرنا الحالي لا يوجد هناك من لا يمتلك بريدًا إلكترونيًا على أحد  المواقع الشهيرة مثل Gmail  أو Outllok أو Yahoo وغيرها. 

يختلف البريد الإلكتروني عن غيره من وسائل التواصل في أنّه يستخدم في الغالب في الأوساط المهنية، الأمر الذي يجعل من كتابته وصياغة محتواه أمرًا صعبًا على الكثيرين، وتحدّيًا يبحث العديد عن مهرب منه.

جمعنا لكم في مقال اليوم 6 نصائح مهمة وبسيطة تساعدكم على كتابة بريد إلكتروني احترافي في وقت قصير ودون بذل الكثير من الجهد في التفكير والصياغة.

أولاً: اكتب عنوانًا جيدًا

وظيفة العنوان في رسائل البريد الإلكتروني هي تلخيص ما سيتم ذكره فيه إلى جانب لفت انتباه مستلم الرسالة. احرص على الأخذ بالنصائح التالية عند كتابة عنوان البريد الإلكتروني:

• لا تترك خانة العنوان فارغة، فيتمّ تحويل رسالتك إلى صندوق البريد العشوائي أو الـ Spam.
• اختر الكلمات المناسبة التي تعبّر عن محتوى رسالتك، حيث يمكنك مثلاً تضمين تاريخ معيّن إن كانت رسالتك عبارة عن تقرير أسبوعي. أو أن تكتب طلبًا ما. أو تحدّد متى يتوجّب على مستلم الرسالة أن يردّ عليك.

ألق نظرة على الجملتين التاليتين اللتان تمثّلان مثالين على عنوان لبريد إلكتروني:

 كما ترى فالجملة الأولى لا تقدّم أي معلومات دقيقة يمكن لمستلم الرسالة أن يستفيد منها، في حين أنّ الجملة الثانية توضّح بالضبط محتوى الرسالة الإلكترونية دون الحاجة إلى فتحها من قبل المتلقي.

• في حال كانت رسالتك قصيرة جداً، يمكنك كتابتها كلّها في العنوان فقط وإضافة الاختصار EOM في نهاية العنوان، والذي يعني "نهاية الرسالة" أو بالإنجليزية"End of Message". كما هو موضّح في المثال التالي:

ثانياً: احرص على الوضوح والإيجاز

يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني موجزة توصل المعلومة أو الطلب بشكل صحيح ومباشر، يتضمّن جميع المعلومات ذات الصلة. وفي حال اضطررت لكتابة بريد إلكتروني يتضمّن عدّة محاور أو طلبات أو أفكار، احرص في هذه الحالة على ما يلي:

• استخدم جملاً مختصرة ومباشرة.
• اترك مسافات مناسبة بين الأفكار المختلفة ولا تدمجها كلّها في فقرة واحدة طويلة.
• في حال كان هنالك فكرة بعيدة عن موضوع الرسالة العام، يمكنك في هذه الحالة إرسال بريد إلكتروني آخر بعنوان مختلف.

ألقِ نظرة على المثال التالي لبريد إلكتروني مكتوب بصورة خاطئة:

كما تلاحظ في هذا المثال، نجد أنّ المرسل قد ضمّن العديد من الأفكار في البريد الإلكتروني ووضعها كلّها في فقرة واحدة، الأمر الذي قد يكون مربكًا للمتلقي، كما تطرّق للحديث عن اجتماع العمل، وهي فكرة يُفضّل أن تُرسل ببريد إلكتروني مختلف تحت عنوان آخر.

يمكننا إعادة كتابة ذات البريد الإلكتروني بطريقة أفضل كما هو موضّح أدناه:

ثالثاً: استخدم أسلوبًا لبقًا

تعبر الرسائل عن شخصيتك وكفاءتك المهنية، وبالتالي يجب أن تكون حذراً جداً في انتقاء الكلمات المناسبة لإيصال رسالتك بشكل واضح ومفهوم بالإضافة إلى تنسيقها بطريقة مريحة وسهلة للقراءة، حيث أن التنسيق المتبع في أغلب الرسائل الإلكترونية يكون كالتالي: 

• ابدأ بالتحية.
• اكتب جملة تشكر فيها المستلم على عمله، أو تتمنى له السلامة.
• اذكر غرضك في نص الرسالة.
• اكتب جملة ختامية.
• أنهِ بالتحية
• اكتب اسمك  والمسمى الوظيفي (في حال لم يكونا مذكورين في التوقيع المثبت).
• التوقيع.

حتى وإن كانت تربطك علاقة صداقة جيدة مع مستلم الرسالة، احرص على استخدام أسلوبٍ لبقٍ دائمًا في كتابة الرسائل الإلكترونية، فأنت لا تعلم تحت أي ظرف قد يحتاج إلى إعادة إرسالها إلى أي شخص آخر.

رابعاً: راعِ شعور المستلم

يسرق البريد الإلكتروني قدرتنا على قراءة الأشخاص من حولنا، فنحن نستطيع من خلال لغة جسدهم تحديد مشاعرهم، إلاّ أنّك لن ترى ردّة فعل مستلم الرسالة في حال فهمه لمحتواها بشكل خاطئ، أو قرأها بنبرة افتراضية لا تعبر عن النبرة التي كُتبت بها في الأصل.

احرص أثناء كتابة الرسائل الإلكترونية على وضع نفسك مكان المستلم، وفكر كيف قد يسمعها؟ وليس فقط كيف يقرأها. ما يجعلك تختار كلماتك وجملك بعناية.

لاحظ الفرق بين هاتين الرسالتين الإلكترونيتين:

لو كنت انت متلقي الرسالة الأولى فسوف تشعر بلا شكّ أن المرسل غاضب، وأن في رسالته نوع من الإنزعاج، كما أنّ طلبه سيبدو لك كأمر يتوجّب عليك تنفيذه، وفي كلّ الأحوال لن تكون مسرورًا برسالته تلك.

غير أن الأمر مختلف في الحالة الثانية، ففيها ستشعر بمدى تقدير المرسل لجهودك، كما أنّ طلبه جاء بطريقة لبقة مهذّبة تجعلك راغبًا في الردّ على الفور.

خامساً: تأكد من خلو الرسالة من الأخطاء

أخيراً وقبل الضغط على زرّ الإرسال، يجب أن تراجع بريدك الإلكتروني بحثاً عن الأخطاء الإملائية والتراكيب اللغوية الركيكة وغيرها، حيث أن الحرص على خلو رسالتك من هذه الأخطاء يعبر عن مستواك الاحترافي في الكتابة،نظرًا لأنّ الصياغة الخاطئة أو وضع علامات الترقيم في غير مكانها الصحيح، قد يؤدي إلى فهم الرسالة بشكل خاطئ.

سادساً: لا تتواصل عبر البريد الإلكتروني باستمرار

إن عدد رسائل البريد الإلكتروني المذهل الذي يتلقاه الموظف خلال ساعات عمله هي مصدر توتر كبير، حيث أنك وقبل التفكير بإرسال طلب أو معلومة من خلال البريد الإلكتروني، اسأل نفسك سؤالاً: "هل  هل يحتاج الإمر لإرساله عبر البريد الإلكتروني؟".

يمكنك استخدام خدمة الرسائل الفورية من خلال بعض التطبيقات المستعملة في الأوساط المهنية مثل Slack أو Google Hangouts وغيرها لطرح الأسئلة أو إرسال المعلومات البسيطة التي لا تحتاج إلى شرح أو نقاش. أو التي لا تعدّ ذات أهمية كبرى، فليس من المعقول أن ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى زملائك في العمل تسألهم فيه عمّا يرغبون في تناوله على الغداء مثلا!

كانت هذه بعض النصائح التي تساعدك في كتابة بريد إلكتروني احترافي وصحيح. ويمكنكم الاطلاع على المزيد من النصائح في هذا الشأن من خلال قراءة مقالنا حول إتيكيت كتابة الرسائل الإلكترونية على منصّة تعلّم.

المصدر: mindtools

اقرأ أيضًا: ما هي الكتابة التقنية و الكتابة الابداعية و كتابة المحتوى و ما هي متطلبات كل منها؟

اقرأ أيضًا: خمس خطوات عملية لكتابة مقال ناجح واحترافي