كيف تكتب رسالة رسمية باللغة الإنجليزية؟

تحتاج إلى كتابة الرسائل الرسمية باللغة الإنجليزية أو بريد الكتروني رسمي في كلّ وقت، سواءً لتعبئة طلبات التقديم للمدرسة أو الجامعة، أو من أجل إتمام صفقات وعقود في بيئة العمل، وهو ما يعدّ دليلاً قويًا على أنّ الكتابة الرسمية لا تزال تحتفظ بأهميتها في عالم اليوم.

هذا الأمر يتطلّب منك أن تكون ملمًّا بأساسيات الكتابة الرسمية، وأساليبها. وهذا بالضبط ما سنتطرّق إليه في مقالنا هذا.

سنسيرُ معك خطوة بخطوة لتتعلّم كيفية كتابة الرسالة الرسمية باللغة الإنجليزية، ونعدك أنها ستكون مهمّة سهلة لا تحتاج منك إلى الكثير من الجهد!

دورة اللغة الإنجليزية الاحترافية لسوق العمل تحدث الإنجليزية الاحترافية في مكان العمل وعزز من فرص تطورك سجل بالدورة الآن

قواعد عامة عند كتابة الرسائل الرسمية باللغة الإنجليزية

قد يبدو لك أنّ اللغة الإنجليزية المحكية تنطوي على الكثير من الممارسات غير الرسمية، لكن أولئك الذين يتعاملون مع طلبات التقديم أو المعاملات الوظيفية يقدّرون كثيرًا استخدام لغة مكتوبة مناسبة تلتزم بالقواعد ويفضّلونها على اللغة غير الرسمية.

إليك فيما يلي مجموعة من القواعد العامّة التي يجب عليك الالتزام بها عند كتابة رسالة رسمية باللغة الإنجليزية:

1- تجنب استخدام الاختصارات أو اللغة العامية

في حال استخدمت الاختصارات أو المفردات العامية في رسالة رسمية، فإن متلقي الرسالة لن يأخذك على محمل الجدّ بالتأكيد.

فيما يلي بعض الأمثلة على الاختصارات، والبدائل التي يمكنك استعمالها عند كتابة رسالة رسمية:

I’m → I am

It’s → It is

Can’t → Cannot

It’ll → It will

You’d → You would

I’d → I would

You’ll → You will

كذلك فإن دمج هذه الاختصارات مع كلمات عاميّة أو الـ "Slang" سيجعل رسالتك تبدو غير رسمية، ولن تترك للقارئ الأثر الذي تريده لها.

تجنّب على سبيل المثال استخدام أيّ من الكلمات العامية التالية:

Good, nice, awesome, sweet, legit, cool, fresh, bad, lame.

ببساطة، إن شعرت أنّ رسالتك أشبه إلى حوار مع صديق لك فاعلم أنّها غير رسمية وأنّك بحاجة لإعادة كتابتها مستخدمًا أسلوبًا مناسبًا (سنتطرق للحديث عنه لاحقًا في المقال).

2- استخدم الجمل الافتتاحية المناسبة

تذكّر، أنت تكتب رسالة رسمية وليس محادثة مع صديق على إحدى منصات التواصل الاجتماعي، لذا إن بدأت رسالتك بجمل مثل: "?What's up" أو "?How you doin" فإن المتلقي سيُلقي برسالتك في سلّة المهملات على الفور.

بدلاً من ذلك، يمكنك اختيار أيّ من التحيّات التالية:

في حال لم تكن تعرف اسم المتلقي

في هذه الحالة استخدم الجملة التالية:

":To whom it may concern"

لكن، إن كنت تعرف المتلقي، تجنّب استخدام هذه الجملة.

في حال كنت تعرف جنس المتلقي ولكن تجهل اسمه

هنا، يمكنك استخدام إحدى الجملتين التاليتين:

",Dear Sir" أو ",Dear Madam"

في حال كنت تعرف الاسم والجنس

في هذه الحالة يتمّ كتابة الجملة الافتتاحية كما هو موضّح أدناه:

"Dear Ms. Jones" أو "Dear Mr. Jones"

ملاحظة: من الجدير بالذكر أنّه يتمّ إضافة نقطة بعد الألقاب (Mr, Mrs, Ms...الخ) في اللغة الإنجليزية الأمريكية، في حين تُكتب هذه الألقاب دون إضافة نقطة في اللغة الإنجليزية البريطانية.

في حال كنت تكتب لدكتور

سواءً كان هذا الشخص طبيبًا أو حاصلاً على درجة الدكتوراه، يمكنك في هذه الحالة بدء جملتك الافتتاحية كما يلي:

",Dear Dr. Jones"

في حال لم تكن تعرف جنس المتلقي

هنا، يمكنك كتابة الاسم كاملاً كما هو موضّح في المثال أدناه:

",Dear Rylie Jones"

لاحظ أنّنا نضيف فاصلة وراء كلّ جملة من الجمل السابقة ما عدا الجملة الأولى حيث أننا نضع بعدها نقطتان رأسيتان.

احرص على إبقاء هذه الملاحظة حاضرة في ذهنك، فالتفاصيلُ وإن كانت صغيرة، تبقى مهمّة للغاية عند كتابة الرسائل الرسمية.

3- اختتم رسالتك بأدب

اختتام رسالتك بجملة مثل: "Peace out, dude" لن يكون خطوة جيّدة في رسالة رسمية. قد يكون محتوى رسالتك رائعًا ومميزًا لكن إنهاءها بجملة غير مناسبة قد يُذهب جهودك أدراج الرياح!

كيف يمكنك إذن أن تختتم رسالتك على نحو مناسب يُرضي المتلقي؟

إليك في يلي كيفية القيام بذلك:

في حال لم تكن تعرف متلقي رسالتك

إذا لم تكن تعرف من هو متلقي رسالتك، يمكنك في هذه الحالة استخدام إحدى الجمل الختامية الرسمية الشائعة مثل:

"Sincerely, Regards, Yours truly, Yours sincerely, Thank you for your time, Respectfully "

في حال كنت تعرف المتلقي

إن كنت تعرف متلقي رسالتك، وسبق لك تبادل الرسائل الإلكترونية أو التواصل معه، يمكنك في هذه الحالة استخدام إحدى الجمل الختامية التالية:

"Cordially, Yours respectfully, Best regards, Kind regards, Kind wishes"

جمل عليك تجنبها

احرص على تجنّب استخدام أيّ من الجمل التالية في نهاية رسالتك الرسمية:

"Take care, Cheers, See you later, Peace out"

ملاحظة: عند كتابة الجملة الختامية، يجب أن يكون الحرف الأول في الكلمة الأولى مكتوبًا بأحرف كبيرة (capital letter) بينما تبدأ الكلمات الأخرى بأحرف صغيرة (small letter)، ولا تنسَ إضافة فاصلة في نهاية الجملة الختامية.

4- اكتب صفحة واحدة فقط

لنكن صريحين هنا، متلقي رسالتك ليس مهتمًا بقراءة 10 صفحات عنك! لذا وكقاعدة عامّة، من المهمّ ألاّ يتجاوز طول رسالتك الصفحة الواحدة، إلاّ في حال طُلب منك كتابة المزيد.
حينما تُلزم نفسك بكتابة رسالة واحدة، ستجد نفسك مجبرًا على إيصال وجهة نظرك بأسلوب بسيط ومباشر.

احرص قبل أن تبدأ بالكتابة على إعداد قائمة بأهمّ النقاط التي تودّ ذكرها في رسالتك حتى تضمن عدم نسيان أيّ شيء مهمّ.

5- لا تهمل الجانب التقني في رسالتك!

حينما تكتب رسالتك (ونعني هنا إلكترونيًا)، احرص على أخذ الجانب التقني بعين الاعتبار: استخدم خطًّا مناسبًا مثل Times New Roman أو Ariel، وتجنّب أنواع الخطوط المعقّدة غير المفهومة.

حجم الخطّ مهمٌ أيضًا، إذ عليك أن تختار حجمًا مناسبًا لا يكون صغيرًا للغاية تصعب رؤيته، أو كبيرًا جدًا يشوّه المنظر العام لرسالتك. غالبًا ما يُنصح باستعمال حجم خطّ 10 أو 12. فالتزم بهذه القاعدة!

أمرٌ آخر مهمّ عند كتابة الرسائل الرسمية باللغة الإنجليزية، ألا وهو المسافات بين الفقرات والأسطر. احرص على ترك مسافة مناسبة بين كلّ فقرة وما يليها، وكذلك بين كلّ من التاريخ، العنوان، والجملة الافتتاحية.

كقاعدة عامّة، اترك مسافة قبل البدء بأيّ فكرة جديدة في رسالتك!

كيف أكتب رسالة رسمية باللغة الإنجليزية؟

حسنًا، الطريقة الأمثل للتعرّف على كيفية كتابة رسالة رسمية باللغة الإنجليزية هي من خلال رؤية مثال على ذلك، ومن ثمّ القياس عليه.

ألقِ نظرة على نموذج لرسالةٍ رسمية باللغة الإنجليزية، ولنفترض أنّها على سبيل المثال رسالة تغطية لوظيفة ما.

حمّل نموذج رسالة رسمية Fromal English Letter.pdf.

بعد الاطّلاع على هذه الرسالة، لنلقي نظرة على أهمّ العناصر الأساسية التي تضمّنتها:

تاريخ كتابة الرسالة في الجزء العلوي الأيسر من الصفحة.
عنوان المرسل (Sara) ومتلقي الرسالة تحت التاريخ.
بدأت الرسالة بجملةٍ افتتاحية رسمية.
قامت مرسلة الرسالة بالتعريف بنفسها وكفاءاتها في الفقرة الأولى من الرسالة.
تمّ التوسّع في الحديث عن الكفاءات والخبرات في الفقرتين الثانية والثالثة، مع الحرص على استخدام كلمات غير عاميّة وتجنّب الاختصارات.
تمّ الربط بين الخبرات المختلفة وأهميتها للوظيفة في الفقرة الأخيرة. (يمكنك هنا أن تشكر متلقي رسالتك على إنفاقه جزءًا من وقته في قراءة رسالتك).
اختتمت الرسالة بجملة رسمية مناسبة.

هذه العناصر هي خريطتك لكتابة رسالة رسمية ناجحة، إذ يجب عليك الالتزام بالخطوات التالية:

الخطوة الأولى

اكتب تاريخ كتابة الرسالة في الجزء العلوي الأيسر من الصفحة، مع الحرص على البدء بالشهر، ثم اليوم وأخيرًا السنة. كما يلي:

الخطوة الثانية

اكتب عنوانك الكامل تحت التاريخ، ثم اترك مسافة، واكتب عنوان المرسل إليه تحت عنوانك.

الخطوة الثالثة

ابدأ رسالتك بإحدى الجمل الافتتاحية المناسبة والتي قمنا بتوضيحها في بداية مقالنا هذا.

الخطوة الرابعة

ابدأ بكتابة محتوى الرسالة الرئيسي، بحيث تقسّمه إلى ثلاث فقرات كحدّ أدنى تتناول كلّ فقرة فكرة جديدة واحدة فقط.

تجنّب تضمين أكثر من فكرة في الفقرة الواحدة، ولا تنسَ استخدام كلمات إنجليزية غير عاميّة مع الحرص على تجنّب الاختصارات.

الخطوة الخامسة

اختم رسالة بجملة مناسبة من الجمل الختامية التي وضّحناها سابقًا في المقال.

تدقيق الرسالة الرسمية ومراجعتها

بعد أن أتممت كتابة رسالتك، تبقى أمامك خطوة رئيسية واحدة عليك القيام بها قبل إرسال رسالتك. ألا وهي مراجعة الرسالة وتدقيقها.

إليك فيما يلي بعض النصائح المتعلّقة بعملية التدقيق هذه:

1- اقرأ رسالتك بصوت مرتفع

إن قراءة رسالتك بسرعة معتمدًا في ذلك على عينيك لن يخدمك على الإطلاق. فقد تهمل خطئًا صغيرًا للغاية، سيكون بلا شكّ محرجًا جدًا إن تمّت ملاحظته من قبل قارئ رسالتك.
من الأمثلة على هذه الأخطاء البسيطة، تكرارُ كتابة كلمة معيّنة مرّتين متتاليتين، أو تهجئة كلمة شائعة الاستخدام بشكل خاطئ.

لن يمكنك اكتشاف هذه الأخطاء أبدًا إن اعتمدت في عملية المراجعة على القراءة السريعة الصامتة. لكن بالمقابل، وإن قمت بقراءة رسالتك بصوت عالٍ سيصبح اكتشاف هذه الأخطاء أسهل بكثير.

2- ضع رسالتك جانبا لبضع ساعات

أو بضعة أيّام، إن كنت تمتلك وقتًا لذلك. حيث أنّ هذه الخطوة تسهم في منح عقلك استراحة قصيرة، وتساعدك على رؤية ما كتبته بنظرة جديدة بعد العودة إليه ممّا يسهل عليك العثور على الأخطاء وتصحيحها.

3- اجعل شخصا آخر يقرأ ما كتبت

قد لا تفضّل فكرة أن يقوم أحدهم بقراءة ما كتبت، لكنها طريقة رائعة حقًا لاستكشاف الأخطاء أو أي مشاكل أخرى في رسالتك.

يمكنك الاستعانة بصديق لك أو أحد أفراد عائلتك، أو حتى مدرّسك ليقرأ ما كتبته ويقدّم لك النصح حول ما يجب عليك تصحيحه أو تعديله.

كما ترى، كتابة الرسالة الرسمية باللغة الإنجليزية ليس أمرًا صعبًا، فكلّ ما تحتاج إليه هو التقيّد ببعض القواعد الثابتة والتأكّد من خلو رسالتك من الأخطاء.

وهنا لا بدّ من التنويه إلى أنّه يوجد العديد من أنواع المستندات الرسمية التي تقع ضمن فئة الرسائل الرسمية. إذ يوجد على سبيل المثال رسالة الدافع، ورسالة التغطية وكذلك رسالة الشكر للمانحين...الخ.

يمكنك التسجيل في موقعنا، والاطلاّع على المقالات التالية حول كيفية كتابة مختلف المستندات الرسمية التي تحتاجها في حياتك الأكاديمية والمهنية.

المصدر: speechling

اقرأ أيضًا: كيف اكتب رسالة التغطية | Cover Letter