10 امور عليك عدم كتابتها في الايميل!
7 دقيقة
4.0
يعتبر البريد الإلكتروني وسيلة التواصل الرسمية في العديد من الشركات، حيث يستخدمه الموظفون لتبادل المعلومات وملفات العمل المهمة فيما بينهم، لكن وظيفة الإيميل الرئيسية قد تتغير في بعض الأحيان لتسلك طريقًا آخر لا يمتّ للمهنية بأيّ صلة الأمر الذي يؤدي في نهاية المطاف إلى مشاكل لا تحمد عقباها.
تقّدم لكم منصّة تعلم اليوم قائمة بـ 10 أمور يجب عدم كتابتها في الإيميل.
1- الإعلان عن أخذ إجازة
لا شكّ أنّك قرّرت في مرحلة من مراحل مسيرتك المهنية أن تأخذ يوم إجازة لترتاح فيه وتستمتع بقضاء بعض الوقت بمفردك أو مع عائلتك، لا ضير في ذلك بالطبّع، لكن تجنّب ألاّ تعلن عن إجازتك هذه من خلال البريد الإلكتروني. والأسوأ من ذلك هو أن تدّعي المرض أمام رئيسك في العمل ثمّ ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى أحد زملائك في العمل لتخبره بأنك ستقضي يوم إجازتك "المرضية" في لعب كرة القدم!
قد يتفهّم رئيسك في العمل حاجتك للحصول على يوم إجازة ترتاح فيه إذا تحدّثت إليه مباشرة، لكن في حال أرسلت له طلبك من خلال البريد الإلكتروني، ستبدو في نظره شخصًا مهملاً وغير ملتزم.
اطّلع أيضًا على جوائز و مسابقات على موقع فرصة
2- مناقشة أداء الموظفين
لا تناقش أبدًا أداء أحد زملائك في الشركة، إلاّ في حال كنت رئيسهم في العمل، وتناقش أدائهم مع مدير الشركة أو المسؤول عن قسم الموارد البشرية. حيث يصف رئيس شركة SkillPath كام بيشوب Cam Bishop هذا التصرّف قائلاً: "مناقشة أداء الموظفين عن طريق الإيميل لا يعتبر أمرًا وقحًا وفظًّا وحسب، لكنه ليس من شأنك أيضًا، فلا تتدّخل فيما لا يعنيك!"
اقرأ أيضًا: السلوك والذكاء: ايهما أهم لتحقيق النجاح
3- التعبير عن مشاعرك الخاصة
يفضّل أن تبقي مشاعرك وأفكارك العاطفية بعيدًا عن الرسائل الإلكترونية المهنية. بحسب جينجر روبيتاي Ginger Robitaille، المسؤولة عن قسم الموارد البشرية في شركة Turning the Corner، فإنّ الرسائل الإلكترونية يجب أن تكون مبينة على الحقائق وعلى مشاركة المعلومات الضرورية فقط. حيث يمكنك دائمًا التعبير عن مشاعرك بطرق أخرى، وعندما تكون المشاعر مكتوبة، فإنها تُفهم خطئًا في كثير من الأحيان. إن كان لابدّ من مناقشة أمر يتعلّق بمشاعرك حيال مشروع أو عمل معين في الشركة، يستحسن أن تفعل ذلك من خلال مكالمة هاتفية أو لقاء مباشر مع الشخص المعني.
اقرأ أيضًا: تعرف على أهم 5 كتب قرأها بيل غيتس
4- المراسلات غير الرسمية
بدلاً من إرسال بريد إلكتروني يتضمّن التالي: "هل يمكنك أن تعيد لي المستندات يوم الثلاثاء في الساعة الثالثة مساءً، إن لم تستطع ذلك فلا داعي للقلق!"، احرص على استخدام لغة رسمية ومهنية واضحة. تذكّر أنّك تناقش أمرًا في العمل وليس قضية شخصية مع صديقك. يمكنك التعبير عن البريد السابق بطريقة أكثر رسمية كالتالي:
"يرجى إعلامي إن كنت قد تمكّنت من مراجعة الملفات التي أرسلتها لك الأسبوع الماضي؟ فضلا قم بمراجعتها وإرسالها مجددا إليّ يوم الثلاثاء في الساعة الثالثة مساءً. حتى نتمكن من متابعة المشروع وتسليمه في الوقت المناسب".
اقرأ أيضًا: خمس طرق لتحصل على ترقية في عملك وأنت في سن العشرين
5- كشف أسرار الشركة
إيّاك أن تشارك المشروع الذي تعمل عليه مع شخص آخر خارج الشركة، أو مع فريق آخر غير الذي تعمل معه إلاّ إذا حصلت على الإذن من مديرك. فما يبدو لك كخطأ بريء قد يؤدي في واقع الأمر إلى فصلك من العمل، أو أسوأ من ذلك، محاكمتك بتهمة إفشاء أسرار الشركة.
اقرأ أيضًا: كل ما عليك معرفته عند كتابة السيرة الذاتية
6- التذمر من العمل
إن كنت تشكو لصديقك المقرّب من يوم صعب قضيته في عملك، فابتعد تمامًا عن استخدام الإيميل الرسمي في الشركة لمناقشة مثل هذا الموضوع. ليس هذا وحسب، فإرسال بريد إلكتروني إلى زميلك في العمل تشكو فيه من ضغط العمل أو من أنّك تكره وظيفتك، قد يجد طريقه إلى مديرك بكلّ سهولة!
في أفضل الحالات ستحصل على جلسة خاصة مع مديرك ليناقش أسباب انزعاجك، أمّا في أسوأ الحالات، فسوف تجد نفسك قد فقدت وظيفتك!
اقرأ أيضًا: خمسة اسباب تؤدي الى رفضك بالعمل
7- كثرة الاعتذار
من المهمّ بالطبع أن تتحمّل مسؤولية أفعالك وتعتذر عن أخطائك، لكنّ البعض يقوم بذلك بكثرة! الأمر الذي يضعف شخصيتك ويقلّل احترام زملائك لك. إن كنت تجد نفسك من أولئك الذين يكثرون من رسائل الاعتذار على البريد الإلكتروني، فحاول أن تقلل من ذلك وتكون أكثر حزمًا.
اقرأ أيضًا: كيف أحصل على خبرة قبل العمل
8- الانتقاد وتقديم التغذية الراجعة
قد يبدو من السهل أن تقدّم تغذية راجعة من خلال البريد الإلكتروني، لكن في حالات كثيرة، يأتي هذا الأمر بنتائج عكسية. لذا من الأفضل أن ترفع سماعة الهاتف وتحدّد موعدًا مع الشخص المعني لمناقشة عمله أو على الأقل أن تجري مكالمة فيديو معه حتى توضّح له مواطن الضعف في عمله. بحسب العديد من الخبراء، لم يتمّ في يوم من الأيام تلقي النقد المرسل عن طريق الإيميل بطريقة جيدة، بل على العكس، يخلق ذلك في العديد من الأحيان مشاكل أخرى أنت في غنى عنها. أمّا إذا وجدت نفسك مضطرًا لتقديم بعض الملاحظات من خلال البريد الإلكتروني، فاحرص في هذه الحالة على التركيز على الجوانب الإيجابية.
اقرأ أيضًا: ما هي مجالات العمل الحر Freelance
9- البحث عن فرص عمل أخرى
يعتبر هذا الأمر من أسوأ ما يمكنك أن ترسله على البريد الإلكتروني، ومع ذلك نجد أنّ الكثيرين يقومون به بالفعل. لذا إن كنت ممن يستمرون بالحديث عن رغبتهم بترك العمل، أو برغبة أحد زملائهم بذلك، أو في حال كنت تستمر بمراسلة العملاء أو الشركات المنافسة بحثًا عن فرصة عمل جديدة، ننصحك بالتوقف عن ذلك، أو على الأقل لا تفعله من خلال إيميل العمل الرسمي.
اقرأ أيضًا: كيفية تقديم وتعبئة طلب التوظيف الالكتروني Job application
10- الرسائل الغامضة
انتشر في الآونة الأخيرة استخدام جمل مثل: "بناءً على اتفاقنا المسبق"، أو "بالرجوع إلى البريد الإلكتروني المرسل إليك في وقت سابق" أو غيرها من الجمل الغامضة التي تهدف للإشارة إلى أمر حدث سابقًا (اجتماع، تواصل، رسالة إلكترونية...الخ). وهو أمر غير مهني إطلاقًا، بل مجرّد محاولة لإيقاع اللوم على متلقي الرسالة وإثقاله بعمل إضافي فضلا عن أنّها مراسلات غامضة قد لا تكون مفهومة وواضحة لمتلقي الإيميل.
بدلاً من استخدام مثل هذه العبارات، احرص على توضيح ما تشير إليه باختصار حتى تذكّر قارئ الإيميل بما تريده بالضبط، فذلك أكثر مهنية وأضمن لسير العمل بشكل صحيح.
كانت هذه بعضًا من أهم الأمور التي يجب عليك عدم كتابتها أو مناقشتها عن طريق الإيميل. كما يوجد بعض المواضيع الأخرى التي يُمنع منعًا باتًا الخوض فيها عن من خلال البريد الإلكتروني الرسمي، مثل القضايا السياسية، الشائعات في داخل الشركة أو كلّ ما يعتبر نوعًا من أنواع التحرّش.
تذكّر دومًا أنّ الرسائل الإلكترونية باقية على الدوام، ومن الصعب التخلّص منها، كما أنّ بعض الشركات تراقب المراسلات التي تجري بين موظفيها، دون أن يعلموا بذلك، لذا يفضّل أن تبقى في برّ الأمان وتتجنّب كتابة كلّ ما ليس مهنيًا، حتى تضمن استمرار صورتك المهنية المشرقة.
اقرأ أيضًا: ما هي مهارات العمل ضمن فريق
اقرأ أيضًا: كيف استعد لاختبار التوفل والايلتس
