فن إدارة الاجتماعات: كيف تدير اجتماعاتك بفعالية كرائد أعمال؟
يعتقد الكثير من الموظفين بأن معظم الاجتماعات ليست إلا مضيعة للوقت، ولكن في الحقيقة قد يكون السبب وراء ذلك هو أنه يتم إدارتها بشكل سيء وغير فعال من قبل رواد الأعمال. إن الاجتماعات هي واحدة من أكثر الطرق المعترف بها لإبلاغ الموظفين عن أحدث الإنجازات أو المخاوف أو حتى لضمان الكفاءة بشكل عام أو الحديث عن آخر التطورات، ولكن إذا كانت الطريقة التي تتبعها في إدارة اجتماعاتك غير فعالة فقد يضعف ذلك من إنتاجية الموظفين والشركة ككل.
دورات أونلاين في تطوير الذات ولأن الإنسان لا يكف عن السعي لتطوير ذاته، نُقدّم لك مجموعة من الدورات التي ستساعدك على ذلك. تصفحها الآن على موقع فرصة!
يُطلق على الاجتماعات التي تتم إدارتها بشكل سيء اسم "الثقوب السوداء" في يوم العمل، إذ وفقاً لدراسة عالميَّة أجرتها شركة مايكروسوفت كورب، يقضي رواد الأعمال حوالي ست ساعات أسبوعياً في الاجتماعات، وأفادت هذه الدراسة أيضاً أن ما يقرب من 70% من المشاركين يعتقدون بأنَّ هذه الاجتماعات لا فائدة منها.
يُمكن أن يكون لهذا النوع من الاجتماعات تأثير سلبي على معنويات الموظفين والعمل الجماعي، فإذا لاحظت بأنَّ الموظفين يحاولون تجنّب حضور الاجتماعات التي تديرها فإنَّ ذلك يعني على الأغلب بأنَّ شركتك تحتاج بعض التَّحسينات الَّتي يجب عليك إجراؤها قبل فوات الأوان.
سنساعدك في هذا المقال على التعرف على أشهر العلامات التي تدل بأن اجتماعاتك غير منتجة بالنسبة للموظفين والشركة، وسنقدم لك بعض النصائح والطرق التي يمكنك من خلالها إدارة الاجتماعات بكفاءة والحصول على نتائج ملموسة من اجتماعاتك.
إن كنت ترغب بأن تصبح رائد أعمال ناجح، إليك الآن 10 خطوات تساعدك على ذلك!
اقرأ أيضاً: 5 طرق لتكون ريادي أعمال أخلاقي
ما هي العلامات التي تدل على أنك تدير اجتماعاتك بشكل غير فعال؟
إليك بعض الدلالات التي تشير إلى أن الاجتماعات التي تديرها ليست على قدرٍ عالٍ من الكفاءة:
- كثرة الاجتماعات الأسبوعية وقِلّة المُخرجات الحقيقيَّة من كل اجتماع، إذ يُمكن أن يكون ذلك دليلاً على قِلَّة التَّحضير.
- فقدان الموظَّفين للتركيز أثناء الاجتماع، فإذا كانوا على سبيل المثال ينظرون إلى هواتفهم بشكل مستمر أو لا يدوِّنون الملاحظات، فهذا يعني على الأغلب بأنَّ الأمور لا تسير بشكل جيد.
- إذا كان الموظفون يقضون الكثير من الوقت في النَّظر إلى بعضهم البعض أو إلى الأسفل أو خارج النّافذة بدلاً من النَّظر إليك، فقد يكون اجتماعك في مأزق.
- قد يكون من الصعب التركيز أو حتى ملاحظة ما يحدث من حولك عندما تدير اجتماعاً، ولكن من المهم الانتباه إلى ما يفعله الحاضرون أثناء التحدث. من المحتمل أن تظهر العلامات المعتادة الَّتي تدلّ على الملل أو عدم الرّاحة، مثل التَّحقّق من السّاعة بشكل مُستمرّ أو التَّثاوب أو حتّى لغة الجسد.
- عدم وجود أسئلة أو تعليقات في آخر الاجتماع؛ فقد يكون ذلك دليلاً على أنَّ الموظَّفين لم يستمتعوا كثيراً أو حتى لم يعيروا انتباهاً لما قلته أثناء الاجتماع.
اقرأ أيضاً: 7 نصائح لتصبح رائد أعمال وأنت طالب جامعي
اقرأ أيضاً: الدليل الشامل لتفتح مشروع تجاري دون أي نقود!
طرق لإدارة اجتماعاتك بفعالية كرائد أعمال
إليك مجموعة من النصائح حتّى تستطيع إدارة اجتماعاتك بنجاح:
1- قرر إذا كنت بحاجة فعلاً إلى عقد اجتماع
قبل الإعداد لأي اجتماع، اسأل نفسك عمّا إذا كُنت حقاً بحاجة إليه. قم بالتَّفكير بالهدف المُحدَّد وراء هذا الاجتماع مقابل القيمة المتوقَّعة الَّتي سيضيفها، إذ يتم إجراء مُعظم الاجتماعات المُتكرِّرة على سبيل المثال لأنَّه تمَّت جدولتها وليست لأنها مفيدة أو ضروريَّة.
على سبيل المثال، إذا لم يكن هناك أيّ شيء يدعو لعقد اجتماع ولكن تودّ الحديث مع جميع الموظفين لديك حول أمور عامَّة متعلقة بالعمل، يمكنك إرسال بريد إلكتروني لدعوة الجميع لمشاركة آخر التَّطوّرات في أقسامهم بدلاً من عقد اجتماع حقيقي. تؤدّي مشاركة المعلومات الأقلّ أهمِّيَّة عبر البريد الإلكتروني إلى توفير وقت الأشخاص في الاجتماع، ممّا يعطي المزيد من الوقت للتَّفكير ووضع الإستراتيجيّات وبناء الفريق والتَّعاون بين الموظَّفين.
اقرأ أيضاً: ما هي أنواع ريادة الأعمال وأي نوع من رواّد الأعمال أنت؟
تعرَّف الآن على ريادة الأعمال في منطقة الشرق الأوسط وأهم مجالاتها
2- قم بتحضير أجندة أو جدول أعمال مُفصّل
يُعتبر جدول الأعمال عُنصراً حاسماً لروّاد الأعمال، ولكن غالباً ما يتمّ تجاهله في الاجتماعات. من النّاحية المثاليَّة، إذا كُنتَ تقيم اجتماعاً أسبوعيّاً على سبيل المثال للحديث عن الإنجازات والتَّطوّرات بشكل عامّ فمن الأفضل أن تُجهّز نفس جدول الأعمال للحفاظ على الكفاءة والالتزام بروتين عمل مُعيَّن.
إذا كان هناك موضوع أو مشروع جديد تودّ الحديث عنه في الاجتماع، فيمكنك مثلاً أن تقوم بإرسال بعض المعلومات عنه مسبقاً لمنح الجميع فرصة لمراجعته قبل الاجتماع، ممّا يُوفّر الوقت والجهد على جميع الموظَّفين أثناء الاجتماع.
يجب أن يكون الاجتماع حواريّاً ويُركِّز على الخطوات قدر الإمكان، لذلك يُعدّ وجود جدول الأعمال مُهماً لمساعدتك على التأكد من عودة الاجتماع إلى المسار الصحيح في حال الخروج عن الموضوع الرئيسي.
افترض أنَّك تقضي وقتاً في الاجتماع في مراجعة البيانات الَّتي كان من المفترض قراءتها مُسبقاً بدلاً من مناقشة الأسئلة المُتعلِّقة بهذه البيانات، في هذه الحالة من الأفضل توزيع المعلومات حول الاجتماع قبل 24 ساعة على الأقل حتّى يتمكَّن الموظَّفون من مراجعتها وإعداد الأسئلة ليكون اجتماعك أكثر فعاليَّة.
نُقدّم لك فيما يلي مثالًا على قائمة تتضمَّن العناصر الأساسية لأيّ جدول أعمال ناجح:
- الموضوعات الَّتي سيتم تغطيتها خلال الاجتماع.
- وصف موجز لأهداف الاجتماع.
- قائمة بالمهامّ الموكلة لكل شخص.
- أيّ معلومات أساسيَّة يحتاج الموظفون إلى معرفتها حول هذا الموضوع.
- وضع مواعيد نهائيَّة في حال وجود مهامّ مطلوبة من الموظفين.
- وضع الجدول الزَّمنيّ للاجتماع، مثلاً يمكنك مشاركة الأخبار لأول 10 دقائق، ثم حل المشكلات لمدة 30 دقيقة، وترك 10 دقائق في النِّهاية لأيّ أسئلة أخيرة.
ولمساعدتك على ذلك نٌقدِّم لك مقالًا حول تنظيم وإدارة الوقت بشكل فعال، اقرأه الآن!
اقرأ أيضاً: كيف أحقق اهدافي
3- ابدأ في الوقت المحدد وانتهي في الوقت المحدد
يُعدّ البدء والانتهاء في الوقت المحدّد أمراً بالغ الأهميَّة لفريقك للتَّأكد من بقاء يوم الجميع على المسار الصحيح، كما أنَّها وسيلة لإظهار الاحترام والتَّقدير لوقت الآخرين. يعتمد ذلك على قدرتك الإداريَّة في تنظيم الوقت لتغطية جميع مواضيع الاجتماع، لذلك عليك وضع خطة زمنيَّة مُحدَّدة بحيث تسمح لك بمناقشة جميع القضايا بشكل كامل وترك الوقت في نهاية الاجتماع للأسئلة والتَّعليقات.
من المُهمّ أيضاً معرفة الوقت المناسب لتنظيم اجتماع مع فريقك، إذ إنها واحدة من العلامات التي تدلّ على أنَّك رائد أعمال قوي ومحترف. على سبيل المثال، إذا كنت تلاحظ بأنَّ الأسبوع الأخير من كل شهر ليس وقتاً جيداً للمشاركة في جلسات العصف الذهنيّ لأن الموظَّفين يحاولون الوصول إلى أرقام نهاية الشَّهر، فمن الأفضل تنظيم الاجتماعات في أول أو منتصف الشَّهر.
اقرأ أيضاً: كل ما تحتاج معرفته عن ريادة الأعمال الاجتماعية
تعرَّف الآن على أفضل تقنيات العصف الذهني لحل المشكلات
4- تأكد من حضور الأشخاص المناسبين فقط
للحصول على اجتماع فعال كرائد أعمال ناجح، يجب عليك أوّلاً التأكد من حضور الأشخاص المناسبين والإدارات المناسبة. يميل الكثير من رواد الأعمال الَّذين يديرون الاجتماعات إلى دعوة الكثير من الموظَّفين دون هدف مُحدَّد أو مهمة مُحددَّة لكُلّ شخص، إذ يقبل هؤلاء المشاركون غير الضَّروريّين الدَّعوة لحضور اجتماع فقط لأنَّهم شعروا أنَّهم مُضطرون لحضوره ولكنَّهم لم يكونوا بحاجة إليه، ممَّا يؤدّي إلى فقدان الإنتاجيَّة.
بمجرد التَّأكّد من حضور الموظَّفين المطلوبين، قُم بتحديد هدف واضح للاجتماع حتّى يتمكَّن الجميع من الاستعداد وفقاً لذلك. حاوِل بعد ذلك أن تقوم بالتَّفاعل مع كُلّ شخص حاضر في الاجتماع، إذ يؤدّي ذلك إلى زيادة المدخلات والأفكار من قبل كُلّ مُوظَّف حسب وظيفته وإمكانيّاته.
اقرأ أيضاً: 20 كتاب في إدارة الأعمال عليك قراءتها قبل بلوغ سن الـ 30
اقرأ أيضًا: كيف يمكنك ترك انطباع أوّلي مميز؟
5- شجّع الجميع على المشاركة
قُم بطرح الكثير من الأسئلة وتشجيع الموظَّفين على طرح الأسئلة حول موضوع الاجتماع، إذ إنه من الضروري مشاركة كل شخص بطريقة ما حتى تتمكَّن من إدارة الاجتماع بفعاليَّة. على سبيل المثال، إذا كانت الشركة تواجه بعض الصعوبات في مجال مُعيَّن، يمكنك إعطاء دقيقة أو دقيقتين للموظَّفين للتَّفكير بحلول إبداعيَّة أو حتّى تقليديَّة وطرحها على المجموعة.
يُمكن من خلال هذه الطَّريقة الفعّالة الخروج من الاجتماع بالكثير من الأفكار القيّمة بالإضافة إلى تطوير العلاقات بين الزملاء أنفسهم.
انتبه أيضاً للموظف الذي لا يشارك أو الشخص الذين يميل إلى الهدوء والاستماع بدلاً من التفاعل، خاصَّة إذا كانت الاجتماعات عبر الإنترنت؛ إذ يمكن أن تقوم بالحديث معه على انفراد حول رضاه الوظيفي وما إذا كان حتّى الشخص المناسب لمنصبه.
اطَّلع الآن على أفضل الوظائف التي تناسب شخصيتك!
اقرأ أيضاً: كيف تفتح مشروع تجارة إلكترونية ناجح؟
6- حاول جعل اجتماعاتك قصيرة
من المحتمل جداً أنه بعد 30 دقيقة من الاجتماع، لن يكون انتباه فريقك حادّاً كما كان في البداية. لا يعني ذلك أنَّهم يشعرون بالملل أو أنَّ انتباههم يتشتت بسهولة، ولكن يُمكن أن يكون هناك عدد مبالغ به من المعلومات والمهامّ الَّتي تقوم بمشاركتها في الاجتماع. كلما طالت مُدَّة الاجتماع، تطلب الأمر مزيداً من الجهد للحفاظ على طاقة الحاضرين.
لذلك، يعد عقد اجتماعات قصيرة مُكوّناً أساسيّاً لتحسين كفاءة الفريق، إذ يُفضَّل ألّا تزيد الاجتماعات بشكل عامّ عن ساعة واحدة. إذا كانت مدة الاجتماع تزيد عن الوقت الذي حدَّدته، فهذا يعني أنَّك لا تقوم بإدارة الوقت والتَّحضير للاجتماعات بشكل جيد.
اقرأ الآن: كيف تحصل على ساعات إضافية خلال اليوم؟
اقرأ أيضاً: مهارات العمل الجاد: ما هي وكيف أكتسبها؟
7- حافظ على المتابعة بعد انتهاء الاجتماع
إذا كانت هناك أيّ خطوات تالية في نهاية الاجتماع، فمن المُهمّ أن تقوم بالتَّعبير عنها بشكل فعّال وإلى الأشخاص المسؤولين، إذ يجب أن يعرف الجميع ما هو مطلوب منهم عند مغادرة الاجتماع، كما يجب عليك أيضاً متابعة اجتماعاتك مع الحاضرين، حيث يوجد لدى الجميع تفسيرات مختلفة للأشياء وقد يكون لدى شخصين في نفس الاجتماع فَهْم مختلف تماماً لما حدث. لذلك، يمكنك التَّحقّق من فهم الأشخاص وإرسال بريد إلكترونيّ مثلاً يُلخّص ما قمت بالحديث عنه أثناء الاجتماع لتجنّب سوء الفهم.
اقرأ أيضاً: كيف تحافظ على تركيزك وتتخلص من الملهيات؟
8- قم بتدوين الملاحظات أثناء الاجتماع
تدوين الملاحظات أثناء الاجتماعات ليس مجرد عادة جيّدة، إنّما يُعتبر من أهم الخطوات الَّتي تؤدّي إلى إدارة اجتماع العمل بنجاح. قم بتوكيل شخص للقيام بكتابة جميع المناقشات الضَّرورية والقرارات وخطوات العمل التّالية الَّتي يجب اتِّباعها، إذ تتمثَّل فائدة تدوين الملاحظات بما يلي:
- قد لا يكون جميع الموظفين متاحين لحضور اجتماع مُجدوَل، لذلك يُعدّ الاحتفاظ بسجلّ لما حدث في الاجتماع أمراً مُهمّاً ليكون مرجعاً للجميع سواء أكانوا حاضرين أم لا.
- إذا كان الجميع يعلم بأنه يتم تسجيل الاجتماع، فلن يكون هناك مجال لتضييع الوقت أو عدم الانتباه، إذ سيكون رد فعلهم الفوري هو الاستماع والاستيعاب والمشاركة.
- الاعتماد على الذاكرة حول ما حدث خلال الاجتماع يُمثّل مخاطرة لبعض روّاد الأعمال، خاصَّة إذا كنت تتحدث عن معلومات مُهمّة، لذلك يُعدّ تسجيل وتدوين الملاحظات حول الاجتماعات من أفضل الطّرق للرُّجوع إليها في المستقبل.
قد يكون من المفيد أيضاً استخدام تطبيق لتدوين الملاحظات للتَّأكّد من عدم تفويت أيّ شيء، إذ تعمل تطبيقات تدوين الملاحظات على تسهيل مشاركة جدول الاجتماع ونقاط المناقشة وعناصر العمل مع جميع الحاضرين.
ولمساعدتك على تدوين الملاحظات نقدم لك أفضل خمس طرق لتدوين الملاحظات.
مقالات ريادة الأعمال قم بالاطلاع على مجموعة مقالات حول جوانب الريادة وتأسيس المشاريع تصفح المقالات هنا
تَذكَّر أنَّ عقد الاجتماعات هو جزء لا يتجزأ من أيّ مكان عمل، إذ إنَّها طريقة لجمع الأفكار وتبادلها واقتراح الحلول ومشاركة الملاحظات والتَّوافق مع الأهداف التَّنظيميَّة. في حين أنَّه قد تستغرق وقتاً طويلاً للتَّحضير، إلَّا أنَّ الاجتماعات ضروريَّة لبناء علاقات قويَّة بين الموظفين وطرح الأفكار بالإضافة إلى وضع استراتيجيات فعّالة للشَّركة، لذلك تابع هذه النصائح حول إدارة الاجتماعات بشكل فعّال وستكون راضٍ عن النَّتائج.
اقرأ أيضاً: مهارات اتخاذ القرار: كيف تصنع مستقبلك من خلال قراراتك؟
اقرأ أيضاً: كيف أنمي حس المبادرة لأصبح قياديا ناجحا؟
اقرأ أيضاً:كيف تجعل الآخرين يأخذونك على محمل الجد؟
المصادر: entrepreneur، payscale.
